Управление заявками на расходование денежных средств в 1С: Документооборот

Назад к списку
Список заявок на закупку от сотрудников или счета от поставщиков у каждой организации может быть разным – как большим, так и маленьким. Не зависимо от его величины, компания может столкнуться со следующими проблемами:
  • Счет, который не должен быть оплачен – ушел в оплату.
  • Или обратная ситуация – счет, который обязательно должен быть оплачен – не был оплачен.
  • Счетов слишком много, и у фирмы просто нет денег на текущий день, что бы их оплатить
  • Инициаторы счета допустили слишком много ошибок при оформлении, и деньги ушли не туда или не на ту организацию.
ledger-1428230_1920.jpg
Что происходит на самом деле, когда мы задумываемся о контроле заявок на расходование денежных средств?
Мы хотим получить ответы на закономерные вопросы:
  • Куда уходят деньги?
  • Хватит ли их для текущих оплат?
  • Можно ли что-то отложить?
  • Все ли кто должен, проверили этот счет?
  • Если он был согласован – ушел ли он в оплату.

Как правило пользу от настройки процесса получают все в бизнес-цепочке - от инициатора до бухгалтера по оплате. 
Одна из самых больших проблем в этом процессе – то, что заказывают одни люди, а производят оплату другие. Что бы избежать ссор и лишней нервотрепки, казначею, или человеку, который будет производить оплату счетов, достаточно давать в оплату только те счета, которые реально нужно оплачивать.
Это счета, которые не содержат ошибок, потому что проверены на всех уровнях и согласованы всеми должностными лицами. И сделать это просто – достаточно запустить процесс согласования, что бы люди начали вносить заявки по заведенным правилам. После этого казначей будет получать только те заявки, которые должны ему попасть.
Обычно бизнес-процесс согласования заявок на расходование денежных средств состоит из двух этапов
  1. Согласование заявки или счета
  2. Исполнение
Всегда есть нюансы, которые влияют на сложность этого процесса. Есть длинные цепочки согласований счета, если у предприятия сложная организационная структура. Иногда состав согласующих должен быть разный в зависимости от параметров счета – например – сумма, контрагент или проект, в рамках которого выставлен этот счет.
И, конечно, есть разные решения, которые нужно выбрать и применять грамотно.

Для того, чтобы взять ситуацию под контроль достаточно самой простой версии продукта - 1С:Документооборот 8 ПРОФ
При наличии версии 1С:Документооборот 8 ПРОФ нужно сделать небольшие настройки, и можно сразу начать согласовывать. Можно воспользоваться нашим предложением, для того чтобы сделать это прямо сейчас: Настройка заявок на расходование денежных средств 1С Документооборот ПРОФ

В функционале версии 1С:Документооборот 8 КОРП функционал еще шире и есть преднастроенные специальные отчеты, есть специальные виды документов для этого, а функционал позволяет делать цепочки согласований любой сложности.
выбор вариантов отчет заявки.jpg
Если у вас уже есть продукт 1С: ERP, 1С: Комплексная автоматизация или 1С: Управление торговлей 11, то можно расширить их функционал, и согласовывать документы из них.
1С: Документооборот можно подключить к этим программам и получать задачи на согласование, пользуясь системой «одного окна». Это значит, что ваши сотрудники будут видеть и работать с документами в тех программах, в которых они это делать привыкли, вплоть до получения задач на исполнение счетов и создания первичных документов.
Для этого можно посмотреть наши услуги по подключению бесшовной интеграции:

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский

Эксперт-консультант по 1С: Документооборот