Заказчик: Управляющая компания гостиничного комплекса
Описание Заказчика
Крупный гостиничный комплекс, располагающийся в городе Сочи. На территории в 6 га находятся отели, рестораны, SPA, пляж, спортивные и детские площадки.
Ситуация до старта проекта
- Полное отсутствие системы электронного архива.
- Присутствовали большие затраты на обработку исходящей документации.
- Бухгалтерия предприятия не имела возможности получить быстрый доступ к архиву документации.
- Отсутствовала оперативная информация о статусах документации.
Заказчик обратился в нашу компанию с задачей организовать функцию учета скан копий исходящих бухгалтерских документов. Компанией «Net-Consult» был предложено решение для автоматизации процесса учета, с помощью инструмента штрихкодирования, исходящих документов с последующим автоматической обработкой этих документов на стойке ресепшн, при помощи потокового сканирования. А также организовать электронное хранение документации и настроить процедуру отслеживания получения подписанных документов.
Ожидаемые результаты
- Бухгалтера должны иметь быстрый доступ к архиву электронной документации, а точнее к актам, счетам фактурам и договорам из первичной учетной системы 1С: УПП (Управление производственным предприятием).
- Сотрудники бухгалтерии должны тратить минимальное время при внесении документации в электронный архив.
- В результате этого должны сократиться затраты на обработку документов.
Ход проекта
- Настроена связь между программными продуктами 1С:УПП и 1С:Документооборот КОРП.
- Настроено автоматическое нанесение штрих-кодов на печатные формы документов в 1С: УПП (Управление производственным предприятием)
Рис.1. Печатная форма Счет-фактуры
- Настроен механизм автоматизированного создания карточек документов и классификация эти карточек по Контрагентам и Договорам.
Рис.2. Карточка Счет-Фактуры в 1С:УПП
- Настроена функция потокового сканирования документов с распознаванием штрих-кодов и автоматическое прикрепление скан-копии к соответствующей карточке документа.
Рис.3.Карточка счет фактуры с прикрепленным документом в 1С:Документооборот
В результате выполненных работ процесс учета документов стал выглядеть следующим образом:
- Бухгалтер, работает с программным продуктом 1С: УПП
- При печати документов на них автоматически наносятся соответствующие штрих-коды и создается карточка документа в 1С: Документооборот.
- 1С:Документооборот автоматически создает карточку и регистрирует документ к получению, формируются автоматические задания ответственным на отправку этих документов контрагентам.
- После отправки документов ответственным лицам по каналам электронной почты или курьером, в карточке документа присваивается статус «К ожиданию».
- При возвращении документов обратно, секретарь сортирует и сканирует входящую корреспонденцию
- Система 1С:Документооборот распознает штрих-код и автоматически отправляет скан-копию документа с подписью в ранее созданную карточку в 1С: Документообороте.
- Происходит автоматическая смена статуса документации «в ожидании».
- Прикрепленные скан-копии становятся доступными из карточек «Договор», и соответствующих «Документов» системы 1С: УПП (Управление производственным предприятием)
Рис.4. Скан документа со штрих-кодом
Рис.1.Процесс учета документов
Результаты проекта
- Ускорился поиск документов, благодаря сканированию по штрих-коду.
- Всей первичной документации присваивается штрих-код, документы с штрих-кодом отсылаются контрагентам.
- Существенно упростился процесс контроля, и учета отправленных документов.
- Упростился поиск соответствующих скан копий документов.
- Использование потокового сканирования позволило ускорить процесс систематизации и архивирования документов, вернувшихся от контрагентов.
Рис.4. Карточка Счет-фактуры в 1С:Документооборот
Рис.6. Карточка акта
Рис.7. Карточка реализации в 1С:УПП
