Сокращение времени обработки исходящих документов. Организация архива исходящих документов на примере 1С: Документооборот КОРП.

Назад к списку


Corporate Website Facebook Cover Photo (1).png

Заказчик: Управляющая компания гостиничного комплекса

Описание Заказчика

Крупный гостиничный комплекс, располагающийся в городе Сочи. На территории в 6 га находятся отели, рестораны, SPA, пляж, спортивные и детские площадки.

Ситуация до старта проекта

  •      Полное отсутствие системы электронного архива.
  •      Присутствовали большие затраты на обработку исходящей документации.
  •      Бухгалтерия предприятия не имела возможности получить быстрый доступ к архиву документации.
  •      Отсутствовала оперативная информация о статусах документации.

Заказчик обратился в нашу компанию с задачей организовать функцию учета скан копий исходящих бухгалтерских документов. Компанией «Net-Consult» был предложено решение для автоматизации процесса учета, с помощью инструмента штрихкодирования, исходящих документов с последующим автоматической обработкой этих документов на стойке ресепшн, при помощи потокового сканирования. А также организовать электронное хранение документации и настроить процедуру отслеживания получения подписанных документов.

Ожидаемые результаты

  •      Бухгалтера должны иметь быстрый доступ к архиву электронной документации, а точнее к актам, счетам фактурам и договорам из первичной учетной системы 1С: УПП (Управление производственным предприятием).
  •      Сотрудники бухгалтерии должны тратить минимальное время при внесении документации в электронный архив.
  •      В результате этого должны сократиться затраты на обработку документов.

Ход проекта

  •       Настроена связь между программными продуктами 1С:УПП и 1С:Документооборот КОРП.
  •       Настроено автоматическое нанесение штрих-кодов на печатные формы документов в 1С: УПП (Управление производственным предприятием)
          Печатная форма Счет-фактуры
          Рис.1. Печатная форма Счет-фактуры
  • Настроен механизм автоматизированного создания карточек документов и классификация эти карточек по Контрагентам и Договорам.
         Карточка Счет-фактуры в 1С:УПП
         Рис.2. Карточка Счет-Фактуры в 1С:УПП
  •       Настроена функция потокового сканирования документов с распознаванием штрих-кодов и автоматическое прикрепление скан-копии к соответствующей карточке документа.
        Карточка счет фактуры с прикрепленным документом в 1С:Документооборот.
        Рис.3.Карточка счет фактуры с прикрепленным документом в 1С:Документооборот

В результате выполненных работ процесс учета документов стал выглядеть следующим образом:

  1.       Бухгалтер, работает с программным продуктом 1С: УПП
  2.       При печати документов на них автоматически наносятся соответствующие штрих-коды и создается карточка документа в 1С: Документооборот.
  3.       1С:Документооборот автоматически создает карточку и регистрирует документ к получению, формируются автоматические задания ответственным на отправку этих документов контрагентам.
  4.       После отправки документов ответственным лицам по каналам электронной почты или курьером, в карточке документа присваивается статус «К ожиданию».
  5.       При возвращении документов обратно, секретарь сортирует и сканирует входящую корреспонденцию
  6.       Система 1С:Документооборот распознает штрих-код и автоматически отправляет скан-копию документа с подписью в ранее созданную карточку в 1С: Документообороте.
  7.       Происходит автоматическая смена статуса документации «в ожидании».
  8.       Прикрепленные скан-копии становятся доступными из карточек «Договор», и соответствующих «Документов» системы 1С: УПП (Управление производственным предприятием)
Скан документа со штрих-кодом
Рис.4. Скан документа со штрих-кодом
Процесс учета документов.
Рис.1.Процесс учета документов

Результаты проекта

  •      Ускорился поиск документов, благодаря сканированию по штрих-коду.
  •      Всей первичной документации присваивается штрих-код, документы с штрих-кодом отсылаются контрагентам.
  •      Существенно упростился процесс контроля, и учета отправленных документов.
  •      Упростился поиск соответствующих скан копий документов.
  •      Использование потокового сканирования позволило ускорить процесс систематизации и архивирования документов, вернувшихся от контрагентов.
Ускорение поиска документации                     Ускорение обработки документации

Карточка Счет-фактуры в 1С:Документооборот

Рис.4. Карточка Счет-фактуры в 1С:Документооборот

Рис.6. Карточка акта

Рис.6. Карточка акта

Карточка реализации в 1С:УПП

Рис.7. Карточка реализации в 1С:УПП

Отзыв о внедрении решения для 1СДокументооборот.jpg