Заказчик: Поставщик строительных материалов
Описание заказчика
Компания занимается оптовыми продажами строительных материалов. В 2018 году вошла в топ-10 крупнейших поставщиков строительных материалов. Розничная сеть насчитывает 45 магазинов в 15 городах России.
Ситуация до старта проекта
В отдел продаж ежедневно поступало большое количество заявок на поставку продукции, требовалось как можно быстрее их обрабатывать. Менеджеры вручную формировали коммерческие предложения и отправляли их клиентам. При высокой загруженности сотрудников, часто возникали ошибки в документации. Из-за большого входящего потока заявок задерживались в подготовке около 30% коммерческих предложений. Это приводило к потерям объёмов продаж в организации. Не было обеспечено централизованное хранилище документов, что приводило к их потерям. В фирме срочно требовалось решение по оптимизации текущей ситуации.
Компанией Net-Consult было предложено централизовать и ускорить обработку, хранение документации в программном продукте 1С: Документооборот.
Ход проекта
- Установлен и внедрен программный продукт 1С: Документооборот
- Добавлена возможность создавать карточки коммерческих предложений
- К карточкам документа автоматически привязывается шаблон печатной формы
- При окончании внесения в табличную часть данных о товарах и услугах происходит автоматическая генерация печатной формы коммерческого предложения
- Настроено электронное хранение документации
- Настроен почтовый клиент, все входящие письма(заявки) приходят напрямую в 1С: Документооборот
В результате проведенных работ процесс обработки входящих заявок стал выглядеть следующим образом:
- Менеджер корпоративных продаж получает заявку в встроенном почтовом клиенте программе 1С: Документооборот, нажимает «создать на основании», создается карточка документа
- Вносит необходимые товары, услуги, реквизиты в карточку документа
- На основе внесенных данных автоматически формируется печатная форма коммерческого предложения
- В программе 1С: Документооборот документ отправляется на согласование руководителю отдела
- После подтверждения коммерческого предложения менеджер отправляет его заказчику, через встроенный почтовый клиент.
Таким образом работа по подготовке коммерческих предложений стала проводиться в одной программе.
Результаты
- Уменьшилось количество ошибок в документации
- Значительно ускорился процесс согласования документов
- Ускорилась подготовка коммерческих предложений, менеджеры стали справятся с входящим потоком заявок
- Документы не теряются, хранятся в электронном виде в программе
- Объем продаж увеличился на 35%