Автоматизация процесса формирования и согласования коммерческих предложений на основе шаблонов

Назад к списку

Автоматизация процесса формирования и согласования коммерческих предложений на основе шаблонов


Заказчик: Поставщик строительных материалов

Описание заказчика

Компания занимается оптовыми продажами строительных материалов. В 2018 году вошла в топ-10 крупнейших поставщиков строительных материалов. Розничная сеть насчитывает 45 магазинов в 15 городах России.

Ситуация до старта проекта

В отдел продаж ежедневно поступало большое количество заявок на поставку продукции, требовалось как можно быстрее их обрабатывать. Менеджеры вручную формировали коммерческие предложения и отправляли их клиентам. При высокой загруженности сотрудников, часто возникали ошибки в документации. Из-за большого входящего потока заявок задерживались в подготовке около 30% коммерческих предложений. Это приводило к потерям объёмов продаж в организации. Не было обеспечено централизованное хранилище документов, что приводило к их потерям. В фирме срочно требовалось решение по оптимизации текущей ситуации.

Компанией Net-Consult было предложено централизовать и ускорить обработку, хранение документации в программном продукте 1С: Документооборот.

Ход проекта

  •      Установлен и внедрен программный продукт 1С: Документооборот
  •      Добавлена возможность создавать карточки коммерческих предложений
  •      К карточкам документа автоматически привязывается шаблон печатной формы
  •   При окончании внесения в табличную часть данных о товарах и услугах происходит автоматическая генерация печатной формы коммерческого предложения
  •      Настроено электронное хранение документации
  •      Настроен почтовый клиент, все входящие письма(заявки) приходят напрямую в 1С: Документооборот

В результате проведенных работ процесс обработки входящих заявок стал выглядеть следующим образом:

  1.     Менеджер корпоративных продаж получает заявку в встроенном почтовом клиенте программе 1С: Документооборот, нажимает «создать на основании», создается карточка документа
  2.     Вносит необходимые товары, услуги, реквизиты в карточку документа
  3.     На основе внесенных данных автоматически формируется печатная форма коммерческого предложения
  4.     В программе 1С: Документооборот документ отправляется на согласование руководителю отдела
  5.     После подтверждения коммерческого предложения менеджер отправляет его заказчику, через встроенный почтовый клиент.

Таким образом работа по подготовке коммерческих предложений стала проводиться в одной программе.

Результаты

  •       Уменьшилось количество ошибок в документации
  •       Значительно ускорился процесс согласования документов
  •       Ускорилась подготовка коммерческих предложений, менеджеры стали справятся с входящим потоком заявок
  •       Документы не теряются, хранятся в электронном виде в программе
  •       Объем продаж увеличился на 35%