Автоматизация процесса формирования и согласования договоров на основании шаблонов

Назад к списку
Автоматизация процесса формирования и согласования договоров на основании шаблонов

Заказчик: Пятизвездочная гостиница в центре Санкт-Петербурга

Описание заказчика

Здание гостиницы построено в конце 18 века. По мнению западных СМИ является самой лучшей гостиницей в Европе и России. В здании расположены 6 ресторанов и конференц-залы.

Ситуация до старта проекта

Ежемесячно в организации обрабатывалось большое количество договоров, сотрудники тратили много времени на формирование, обработку и согласование этих договоров. Зачастую происходили изменения договоров без информирования об этом юридического отдела.

Заказчик обратился в нашу компанию с целью автоматизировать и ускорить текущий поток договоров.

Организацией Net Consult было предложено решение по автоматизации формирования договоров, путем автоматической подстановки нужных данных в текст договора. А также реализации функции коллективного обсуждения (чат внутри карточки документа) замечаний по документу и отправка их для дальнейшей обработки в юридический отдел предприятия. А также задачей стояло исключить вероятность случайного изменения договоров до их отправки.

Ход проекта

  • Настроена функция автоматического заполнения текстового содержимого договоров. В зависимости от введенных данных в поля карточки договора, меняется текст в печатной форме договоров
  • Реализована функция живого обсуждения(чат) в карточках документов
  • Настроено штрихкодирование документации.

Автоматизировались два типа договоров:

  • Договора, отправляемые клиентам (договора гостиницы)
  • Договора, присылаемые поставщиками (новые не подтвержденные договора)

Процесс формирования исходящего договора стал выглядеть следующим образом:

  1.      Инициатор создает карточку договора
  2.      В карточку заносятся необходимые параметры
  3.      В текст договора автоматически подставляется внесенная информация
  4.      Создается печатная форма договора поставки
  5.      Создается задача по согласованию и договор отправляется сотруднику, принимающему решение, согласующее лицо изучает текст договора, и принимает решение. Доступны для выбора 3 типа решения: «Согласовано», Согласовано с замечаниями», «Не согласовано». Если имеются замечания в задаче согласования можно оставить комментарий и отправить обратно на исправление замечаний.

карточка договора

Рис.1. Карточка договора. Красным выделены поля при заполнении которых меняется текстовое содержимое договора.

Автозаполняемая печатная форма договора поставки.

Рис.2. Автозаполняемая печатная форма договора поставки.

Алгоритм работы по входящим договорам (договор поставки)

Согласование и формирование договора поставщика происходит в несколько этапов:

1.      Поступает новый договор от поставщика в фирму, создается карточка документа с этим документом

2.      Участники изучают договор в карточке документа

3.      Во вкладке «обсуждение» участники пишут свои корректировки и замечания по этому договору

4.      После того как участники написали в чат все свои замечания, документ закрывается для обсуждения и отправляется на утверждение в юридический отдел

5.      Далее, в юридическом отделе, на основе замечаний договор корректируется, затем окончательно утверждается.

Карточка договора поставки в 1С: Документооборот

Рис.3.Карточка договора поставки в 1С: Документооборот

Обсуждение(чат) в карточке договора

Рис.4.Обсуждение в карточке договора.

Результат работы

  •        Ускорение обработки договоров
  •        Уменьшение количества ошибок в документах
  •        Ускорение согласования договоров поставки
  •        Полная защита договоров от случайного изменения, внесения в них данных