Управление организационно-распорядительной документацией в 1С:Документооборот

Назад к списку

Нужно ли автоматизировать управление организационно-распорядительной документацией вообще? Какие цели мы можем преследовать, когда хотим автоматизировать этот процесс?

laptop-3196481_1920.jpg

Приказы изданы, распоряжения получены, решения приняты. Все необходимые документы подписаны руководителем. Зачем же это отцифровывать и переводить в программу?

Причина, по которой выпускаются распорядительные документы всегда одна – донести до сотрудников волю руководителей. Именно с этим возникают сопутствующие организационному управлению трудности. Сразу появляется проблема контроля за исполнением приказов и распоряжений. И возникает огромное количество вопросов:

  • Кто был назначен ответственным за исполнение?

  • Если исполнителей несколько, то кто выполнил свою часть распоряжения и в каком объеме?
  • Соблюдаются ли сроки исполнения приказа? А если нет, то какие предприняли действия?
  • Сколько времени затратили на работу с задачами, есть ли незапланированные превышения?

Кроме ответов на эти вопросы, автоматизация помогает сократить риски утери и порчи важных документов. Передача уставных документов между подразделениями – всегда заставляет нервничать делопроизводителей. Потому что даже при ведении журнала, это не дает гарантий, что документ вернется в том же состоянии и вовремя. Хорошей идеей является организация единого электронного хранилища регламентных документов. Что попадает в этот список?

  • Должностные инструкции,

  • Уставные документы,
  • Бланки и шаблоны служебных записок
  • Регламенты и правила внутреннего распорядка
  • Штатное расписания

Все это разумно перевести в электронную форму, и дать доступ к документам всем сотрудникам, которые имеют на это право и используют в работе. А оригиналы выдавать по действительной производственной необходимости.

ord.PNG

Чем крупнее организация, тем больше и чаще она использует разные виды организационных и распорядительных документов. Поэтому сложность с учетом и доступностью документов она испытывает с течением времени. Документы такого типа обычно должны храниться весь срок жизни организации.

При тех преимуществах, которые дает перевод этих бизнес-процессов в программу, автоматизация самого процесса обычно проходит легко. И добиться результатов можно в очень краткие сроки существенно не затрагивая жизнь и производственные процессы в организации.

Для этого достаточно приобрести программный продукт 1С:Документооборот 8 ПРОФ  и правильно его настроить.

Если вам интересно поскорее начать – можно воспользоваться нашим типовым предложением Настройка организационно-распорядительной документации в 1С:Документооборот ПРОФ

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский

Эксперт-консультант по 1С: Документооборот