Учет информационно-справочной документации в 1С:Документооборот

Назад к списку

Информационно-справочная документация (ИСД), возможно, самый удобный объект для автоматизации всего документооборота. А также самым безопасным для внедрения.

И закономерно, что любую хорошую вещь можно испортить неправильным подходом к ней.

writing-1149962_1280.jpg

Одним из широко используемых видов документов этого типа являются записки. Сами записки бывают служебные, докладные, пояснительные, объяснительные и аналитические.

Служебные записки, наверное, самые известные и их чаще всего используют на практике.

Такое широкое использование, конечно, не случайно. Обычное, не официальное, взаимодействие сотрудников компании очень разнообразно. Это большое количество мессенджеров, почта, телефоны и сотовые. Донести информацию можно просто голосом. Природа возникновения служебных записок состоит в необходимости официального уведомления сотрудника одного подразделения другим. Потому что именно официальное уведомление дает гарантию, что заявку примут к рассмотрению, а в случае необходимости ее можно будет эскалировать вышестоящему руководителю. Так же есть ситуации, когда нужно уведомить определенное должностное лицо о ситуации, которое требует его внимания. Это делается для того, чтобы убедиться – ситуация будет принята и рассмотрена. Да и просто запланировать и скоординировать действия смежного подразделения часто нельзя без фиксации и передачи определенной версии плана или документа.  

В общем, в любой ситуации, когда устного общения недостаточно, возникает необходимость в письменном документе.

В тех организациях, где практики официального уведомления между подразделениями не сложилось, руководители страдают от большой потери времени на разбор конфликтных ситуаций. Это когда кто-то кому-то что-то не сделал, не передал, или не сообщил. А каждый из участников конфликта уверен в правоте своей позиции. И количество таких ситуаций растет по мере роста организации.  У таких руководителей возникает очень устойчивое желание сделать этот процесс прозрачным и максимально контролируемым.

В тех организациях, где введен бумажный документооборот и служебные записки практикуются, часть нагрузки на разбирательство снижается. Но это компенсируется тем, что сотрудники могут использовать такого рода формат в управленческой борьбе, или соблюдать излишний буквализм при составлении записок. Неприятных моментов у такой формы записок хватает.

А ведь руководителю нужно, что бы дело делалось, а в случае заминки, было быстро понятно, где она возникла, и к кому обращаться с вопросами.

sluj_zap.PNG

В таком разрезе хорошо видна суть автоматизации информационно-справочной документации. В электронной карточке заявки будет зафиксирована вся необходимая информация, кто, из какого отдела и к кому обращается с какой задачей. Будут зафиксированы дата постановки, в какие сроки ожидается решение и все значимые поля, которые необходимы для корректно сформированной служебной записки.

Можно полностью избавиться от бумажной версии документа и дать возможность заполнять служебные записки только в электронной форме. Суть автоматизации состоит в переводе в электронный формат взаимоотношений сотрудников в компании.

Конечно, как и в любом сложном процессе, в процессе автоматизации можно подойти к проблеме не с той стороны, и получить совсем не правильный эффект.

Так как законодательно работа со служебными записками никак не регламентирована, у каждой организации появляется свой стандарт оформления. Нередко даже у каждого подразделения или отдела есть свой стандарт.

При начале автоматизации процесса огромное количество времени и сил уходит у сотрудников на то, чтобы согласовать не нужную по сути форму печатного документа, который никакого отношения к делу не имеет. Служебная записка должна быть в таком формате, что бы вызвать упрощение и ускорение внутренних коммуникативных процессов организации.

Что бы сотрудники не допускали ошибок, достаточно утвердить необходимые ключевые поля, и организовать их корректное заполнение в электронной карточке. Необходимости в бумажной версии документа, при работе в программе, как правило не возникает.

Конечно, на основе карточки можно сделать печатную форму нужного формата и по заданному шаблону. Но это вторично по отношению к сути служебной записки – официальное общение и донесение информации. И, при необходимости, получать бумажную версию служебной записки. Такое может потребоваться в случае документа, который должен храниться более десяти лет. В этом случае все равно формируется сначала электронная карточка документа, и потом распечатывается из программы и подписывается.

Максимально быстро и просто начать учет информационно-справочной документации, можно приобретя самую простую версию 1С:Документооборот 8 ПРОФ  и грамотно ее настроить. Для этого мы разработали предложение «Настройка учета информационно-справочной документации в 1С:Документооборот ПРОФ»

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский

Эксперт-консультант по 1С: Документооборот