Согласование договоров и спецификаций в 1С:Документооборот

Назад к списку
Если посмотреть вебинары или отчеты о внедрениях любого поставщика системы электронного документооборота, то можно заметить закономерность – будет обязательно упомянута сложность и напряженность автоматизации процесса согласования договоров.
man-875702_1280.jpg

Все бизнес-процессы созданы для того, чтобы людям было легче понимать друг друга и проще выполнять свои обязанности. Но некоторые процессы так сложны, что становятся самостоятельным источником конфликтов и недопониманий. Эта сложность вызывает необходимость автоматизации и поиска новых инструментов контроля.  

Система договоров на предприятии напоминает мне капиллярную систему человека – настолько повсеместное проникновение. Стоит только потянуть за один тип договора – тут же тянется вся система. Типов договоров может быть у организации несколько десятков. Дело даже не в беспорядке в этих процессах, наоборот, все знают свой участок, процессы двигаются и в большинстве случаев успешно заканчиваются. Но при этом об автоматизации задумываются не от хорошей жизни – проблемы в согласовании и последующем ведении договора слишком серьезны, чтобы их игнорировать.

Они достаточно типичны у всех организаций:

  • Неправильно или не по шаблону заполненные типовые договоры

  • Многократные согласование одних и тех же версий договора
  • Несогласованные или неподписанные договоры, по которым уже пошла работа или оплата
  • Большие затраты времени у сотрудников на поиск и продвижение оригиналов документов по цепочке
  • Огромная длительность согласования простых или слегка измененных документов
  • Отсутствие четкости и прозрачности ведения каждого отдельного договора для руководства компании

При этом закопаться в предварительных обследованиях и спорах о правильности составленного технического задания в момент настройки очень легко.

Обычно начинают составлять список типов договоров. Процесс составления правильного и корректного списка очень опасен и, достаточно часто, не нужен даже для очень крупных организаций. Слишком много нюансов, тонкостей и взаимосвязей. Вместо облегчения работы компания ввязывается в долгие дискуссии и убеждения друг друга в правильности своей точки зрения. На этом все начинает буксовать и предприятие или вообще не добираются до начала внедрения или добираются с большими трудозатратами и опозданием по срокам.

Чтобы быстро раскачать процесс автоматизации и как можно скорее получить пользу от внедрения можно ограничиться настройкой маршрутов согласования по следующим пяти объектам согласования:

  • Договор

  • Доп. соглашения / Лист разногласий
  • Контрагенты
  • Приложение / Спецификация
  • Счет на оплату

С договором все просто – для начала можно использовать только один тип. И уже в рамках запущенного процесса определять согласование типов договоров, которые решили автоматизировать. Обычно подавляющая часть договора проверяется одним и тем же составом ключевых лиц. В дальнейшем, после запуска процесса, договора "самостоятельно" разделяются по типам согласующих – кого-то нужно убрать, кого-то добавить.  Все это можно сделать в процессе стандартной настройки продукта.  Конечно, если типы договоров видны сразу и  в организации их немного, можно настроить сразу нужное количество.

Еще один важный тип документа — это дополнительные соглашения, иногда это лист разногласий. Как правило они всегда связаны с каким-то из существующих договоров. В системе нужно предусмотреть их связь.

Согласование контрагента – этот важный процесс всегда забывают, но он всегда присутствует в бизнес-процессах заказчика. Очень редки ситуации, когда поставщик услуги или товара только один. Какое-то решение или фильтр нужно принимать.  Редко кто-то соглашается работать с первым встречным. Всегда есть сотрудник, который выполняет роль службы безопасности и проверяет поставщика или клиента на надежность и отсутствие проблем.

Приложение или Спецификации – как правило, это таблицы с детализацией по продукту, технические данные по деталям или документация, которую нужно посмотреть и утвердить специалистам.

Счета на оплату/Заявки на оплату – это процесс знакомый всем, часто в нем участвует очень много сотрудников. Этот тип документа самый подходящий для привыкания сотрудников к работе в 1С: Документообороте. И его делают самым простым для заполнения и использования.

Автоматизация процесса даже в таком минимальном наборе позволит получить не только его прозрачность, но и достаточно приятные бонусы:

  • Начнется накопление согласованных шаблонов договоров, которые существенно сократят трудозатраты инициаторам будущих договоров.
  • На основе согласованных заявок на оплату можно выстраивать упрощенное казначейство и согласовывать перечисление реальных денежных средств с бухгалтерией
  • У сотрудников будет широкий доступ к шаблонам и истории согласования.
  • При этом система обеспечит конфиденциальность по тем договорам, которые не должны случайно увидеть.
  • Станет проще выполнять и контролировать исполнимость договора, так как на их основе можно выдавать задачи и следить за их исполнением.

Если вам хочется начать согласовывать договоры и сопроводительные документы как можно скорее с минимальными затратами – воспользуйтесь этим предложением «Настройка согласования договоров и спецификаций на 1С:Документооборот ПРОФ»

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский

Эксперт-консультант по 1С: Документооборот