Согласование договоров и спецификаций в 1С:Документооборот
Согласование договоров и спецификаций в 1С:Документооборот
Array
(
[ID] => 880
[~ID] => 880
[NAME] => Согласование договоров и спецификаций в 1С:Документооборот
[~NAME] => Согласование договоров и спецификаций в 1С:Документооборот
[IBLOCK_ID] => 28
[~IBLOCK_ID] => 28
[IBLOCK_SECTION_ID] =>
[~IBLOCK_SECTION_ID] =>
[DETAIL_TEXT] => Если посмотреть вебинары или отчеты о внедрениях любого поставщика системы электронного документооборота, то можно заметить закономерность – будет обязательно упомянута сложность и напряженность автоматизации процесса согласования договоров.
Все бизнес-процессы созданы для того, чтобы людям было легче понимать друг друга и проще выполнять свои обязанности. Но некоторые процессы так сложны, что становятся самостоятельным источником конфликтов и недопониманий. Эта сложность вызывает необходимость автоматизации и поиска новых инструментов контроля.
Система договоров на предприятии напоминает мне капиллярную систему человека – настолько повсеместное проникновение. Стоит только потянуть за один тип договора – тут же тянется вся система. Типов договоров может быть у организации несколько десятков. Дело даже не в беспорядке в этих процессах, наоборот, все знают свой участок, процессы двигаются и в большинстве случаев успешно заканчиваются. Но при этом об автоматизации задумываются не от хорошей жизни – проблемы в согласовании и последующем ведении договора слишком серьезны, чтобы их игнорировать.
Они достаточно типичны у всех организаций:
Неправильно или не по шаблону заполненные типовые договоры
Многократные согласование одних и тех же версий договора
Несогласованные или неподписанные договоры, по которым уже пошла работа или оплата
Большие затраты времени у сотрудников на поиск и продвижение оригиналов документов по цепочке
Огромная длительность согласования простых или слегка измененных документов
Отсутствие четкости и прозрачности ведения каждого отдельного договора для руководства компании
При этом закопаться в предварительных обследованиях и спорах о правильности составленного технического задания в момент настройки очень легко.
Обычно начинают составлять список типов договоров. Процесс составления правильного и корректного списка очень опасен и, достаточно часто, не нужен даже для очень крупных организаций. Слишком много нюансов, тонкостей и взаимосвязей. Вместо облегчения работы компания ввязывается в долгие дискуссии и убеждения друг друга в правильности своей точки зрения. На этом все начинает буксовать и предприятие или вообще не добирается до начала внедрения или добирается с большими трудозатратами и опозданием по срокам.
Чтобы быстро раскачать процесс автоматизации и как можно скорее получить пользу от внедрения можно ограничиться настройкой маршрутов согласования по следующим пяти объектам согласования:
Договор
Доп. соглашения / Лист разногласий
Контрагенты
Приложение / Спецификация
Счет на оплату
С договором все просто – для начала можно использовать только один тип. И уже в рамках запущенного процесса определять согласование типов договоров, которые решили автоматизировать. Обычно подавляющая часть договора проверяется одним и тем же составом ключевых лиц. В дальнейшем, после запуска процесса, договора "самостоятельно" разделяются по типам согласующих – кого-то нужно убрать, кого-то добавить. Все это можно сделать в процессе стандартной настройки продукта. Конечно, если типы договоров видны сразу и в организации их немного, можно настроить сразу нужное количество.
Еще один важный тип документа — это дополнительные соглашения, иногда это лист разногласий. Как правило они всегда связаны с каким-то из существующих договоров. В системе нужно предусмотреть их связь.
Согласование контрагента – этот важный процесс всегда забывают, но он всегда присутствует в бизнес-процессах заказчика. Очень редки ситуации, когда поставщик услуги или товара только один. Какое-то решение или фильтр нужно принимать. Редко кто-то соглашается работать с первым встречным. Всегда есть сотрудник, который выполняет роль службы безопасности и проверяет поставщика или клиента на надежность и отсутствие проблем.
Приложение или Спецификации – как правило, это таблицы с детализацией по продукту, технические данные по деталям или документация, которую нужно посмотреть и утвердить специалистам.
Счета на оплату/Заявки на оплату – это процесс знакомый всем, часто в нем участвует очень много сотрудников. Этот тип документа самый подходящий для привыкания сотрудников к работе в 1С: Документообороте. И его делают самым простым для заполнения и использования.
Автоматизация процесса даже в таком минимальном наборе позволит получить не только его прозрачность, но и достаточно приятные бонусы:
Сократятся сроки согласования договоров. А автоматический контроль сроков позволит подтянуть исполнительскую дисциплину.
Начнется накопление согласованных шаблонов договоров, которые существенно сократят трудозатраты инициаторам будущих договоров.
[~DETAIL_TEXT] => Если посмотреть вебинары или отчеты о внедрениях любого поставщика системы электронного документооборота, то можно заметить закономерность – будет обязательно упомянута сложность и напряженность автоматизации процесса согласования договоров.
Все бизнес-процессы созданы для того, чтобы людям было легче понимать друг друга и проще выполнять свои обязанности. Но некоторые процессы так сложны, что становятся самостоятельным источником конфликтов и недопониманий. Эта сложность вызывает необходимость автоматизации и поиска новых инструментов контроля.
Система договоров на предприятии напоминает мне капиллярную систему человека – настолько повсеместное проникновение. Стоит только потянуть за один тип договора – тут же тянется вся система. Типов договоров может быть у организации несколько десятков. Дело даже не в беспорядке в этих процессах, наоборот, все знают свой участок, процессы двигаются и в большинстве случаев успешно заканчиваются. Но при этом об автоматизации задумываются не от хорошей жизни – проблемы в согласовании и последующем ведении договора слишком серьезны, чтобы их игнорировать.
Они достаточно типичны у всех организаций:
Неправильно или не по шаблону заполненные типовые договоры
Многократные согласование одних и тех же версий договора
Несогласованные или неподписанные договоры, по которым уже пошла работа или оплата
Большие затраты времени у сотрудников на поиск и продвижение оригиналов документов по цепочке
Огромная длительность согласования простых или слегка измененных документов
Отсутствие четкости и прозрачности ведения каждого отдельного договора для руководства компании
При этом закопаться в предварительных обследованиях и спорах о правильности составленного технического задания в момент настройки очень легко.
Обычно начинают составлять список типов договоров. Процесс составления правильного и корректного списка очень опасен и, достаточно часто, не нужен даже для очень крупных организаций. Слишком много нюансов, тонкостей и взаимосвязей. Вместо облегчения работы компания ввязывается в долгие дискуссии и убеждения друг друга в правильности своей точки зрения. На этом все начинает буксовать и предприятие или вообще не добирается до начала внедрения или добирается с большими трудозатратами и опозданием по срокам.
Чтобы быстро раскачать процесс автоматизации и как можно скорее получить пользу от внедрения можно ограничиться настройкой маршрутов согласования по следующим пяти объектам согласования:
Договор
Доп. соглашения / Лист разногласий
Контрагенты
Приложение / Спецификация
Счет на оплату
С договором все просто – для начала можно использовать только один тип. И уже в рамках запущенного процесса определять согласование типов договоров, которые решили автоматизировать. Обычно подавляющая часть договора проверяется одним и тем же составом ключевых лиц. В дальнейшем, после запуска процесса, договора "самостоятельно" разделяются по типам согласующих – кого-то нужно убрать, кого-то добавить. Все это можно сделать в процессе стандартной настройки продукта. Конечно, если типы договоров видны сразу и в организации их немного, можно настроить сразу нужное количество.
Еще один важный тип документа — это дополнительные соглашения, иногда это лист разногласий. Как правило они всегда связаны с каким-то из существующих договоров. В системе нужно предусмотреть их связь.
Согласование контрагента – этот важный процесс всегда забывают, но он всегда присутствует в бизнес-процессах заказчика. Очень редки ситуации, когда поставщик услуги или товара только один. Какое-то решение или фильтр нужно принимать. Редко кто-то соглашается работать с первым встречным. Всегда есть сотрудник, который выполняет роль службы безопасности и проверяет поставщика или клиента на надежность и отсутствие проблем.
Приложение или Спецификации – как правило, это таблицы с детализацией по продукту, технические данные по деталям или документация, которую нужно посмотреть и утвердить специалистам.
Счета на оплату/Заявки на оплату – это процесс знакомый всем, часто в нем участвует очень много сотрудников. Этот тип документа самый подходящий для привыкания сотрудников к работе в 1С: Документообороте. И его делают самым простым для заполнения и использования.
Автоматизация процесса даже в таком минимальном наборе позволит получить не только его прозрачность, но и достаточно приятные бонусы:
Сократятся сроки согласования договоров. А автоматический контроль сроков позволит подтянуть исполнительскую дисциплину.
Начнется накопление согласованных шаблонов договоров, которые существенно сократят трудозатраты инициаторам будущих договоров.
Если посмотреть вебинары или отчеты о внедрениях любого поставщика системы электронного документооборота, то можно заметить закономерность – будет обязательно упомянута сложность и напряженность автоматизации процесса согласования договоров.
Все бизнес-процессы созданы для того, чтобы людям было легче понимать друг друга и проще выполнять свои обязанности. Но некоторые процессы так сложны, что становятся самостоятельным источником конфликтов и недопониманий. Эта сложность вызывает необходимость автоматизации и поиска новых инструментов контроля.
Система договоров на предприятии напоминает мне капиллярную систему человека – настолько повсеместное проникновение. Стоит только потянуть за один тип договора – тут же тянется вся система. Типов договоров может быть у организации несколько десятков. Дело даже не в беспорядке в этих процессах, наоборот, все знают свой участок, процессы двигаются и в большинстве случаев успешно заканчиваются. Но при этом об автоматизации задумываются не от хорошей жизни – проблемы в согласовании и последующем ведении договора слишком серьезны, чтобы их игнорировать.
Они достаточно типичны у всех организаций:
Неправильно или не по шаблону заполненные типовые договоры
Многократные согласование одних и тех же версий договора
Несогласованные или неподписанные договоры, по которым уже пошла работа или оплата
Большие затраты времени у сотрудников на поиск и продвижение оригиналов документов по цепочке
Огромная длительность согласования простых или слегка измененных документов
Отсутствие четкости и прозрачности ведения каждого отдельного договора для руководства компании
При этом закопаться в предварительных обследованиях и спорах о правильности составленного технического задания в момент настройки очень легко.
Обычно начинают составлять список типов договоров. Процесс составления правильного и корректного списка очень опасен и, достаточно часто, не нужен даже для очень крупных организаций. Слишком много нюансов, тонкостей и взаимосвязей. Вместо облегчения работы компания ввязывается в долгие дискуссии и убеждения друг друга в правильности своей точки зрения. На этом все начинает буксовать и предприятие или вообще не добирается до начала внедрения или добирается с большими трудозатратами и опозданием по срокам.
Чтобы быстро раскачать процесс автоматизации и как можно скорее получить пользу от внедрения можно ограничиться настройкой маршрутов согласования по следующим пяти объектам согласования:
Договор
Доп. соглашения / Лист разногласий
Контрагенты
Приложение / Спецификация
Счет на оплату
С договором все просто – для начала можно использовать только один тип. И уже в рамках запущенного процесса определять согласование типов договоров, которые решили автоматизировать. Обычно подавляющая часть договора проверяется одним и тем же составом ключевых лиц. В дальнейшем, после запуска процесса, договора "самостоятельно" разделяются по типам согласующих – кого-то нужно убрать, кого-то добавить. Все это можно сделать в процессе стандартной настройки продукта. Конечно, если типы договоров видны сразу и в организации их немного, можно настроить сразу нужное количество.
Еще один важный тип документа — это дополнительные соглашения, иногда это лист разногласий. Как правило они всегда связаны с каким-то из существующих договоров. В системе нужно предусмотреть их связь.
Согласование контрагента – этот важный процесс всегда забывают, но он всегда присутствует в бизнес-процессах заказчика. Очень редки ситуации, когда поставщик услуги или товара только один. Какое-то решение или фильтр нужно принимать. Редко кто-то соглашается работать с первым встречным. Всегда есть сотрудник, который выполняет роль службы безопасности и проверяет поставщика или клиента на надежность и отсутствие проблем.
Приложение или Спецификации – как правило, это таблицы с детализацией по продукту, технические данные по деталям или документация, которую нужно посмотреть и утвердить специалистам.
Счета на оплату/Заявки на оплату – это процесс знакомый всем, часто в нем участвует очень много сотрудников. Этот тип документа самый подходящий для привыкания сотрудников к работе в 1С: Документообороте. И его делают самым простым для заполнения и использования.
Автоматизация процесса даже в таком минимальном наборе позволит получить не только его прозрачность, но и достаточно приятные бонусы:
Сократятся сроки согласования договоров. А автоматический контроль сроков позволит подтянуть исполнительскую дисциплину.
Начнется накопление согласованных шаблонов договоров, которые существенно сократят трудозатраты инициаторам будущих договоров.
