Система учета задач. Что это такое и как выбрать?

Назад к списку

Здравствуйте!


Давайте поговорим о трудностях и возможных решениях в той ситуации, когда компании уже требуется чётко выстроенная система учёта задач.


Для удобства разделим наш разговор на 3 разных блока:


  • в первом поговорим об опасности неверного выбора и риске потеряться в том разнообразии программ, которые есть на рынке;
  • во втором о потребностях организаций, которые приводят к поиску подобных решений;
  • в третьем, что необходимо знать\понимать, чтобы выбрать решение, оптимально подходящее потребностям вашей организации.


Как выбрать среди большого разнообразия программ?


На данный момент рынок наводнён предложениями систем по управлению задачами.

К примеру наберите в Яндексе "управление задачами", и вы получите прорву(массу) всевозможных программ, которые обещают волшебное решение "бытовых" бизнес-проблем, и соответствуют всем критериям современного рынка(спроса).
Увы, мы не можем причесать всех под одну гребёнку и найти одно единое средство для всех организаций!

Вы можете выбрать из десятков представленных решений. 

На данный момент многие программы, из тех, что оставили после себя хвалебный след, уже сняты с производства, а многие ещё на стадии разработки, как и радужные обещания, с ними связанные. 

Говоря о практике, и связанной с ней статистикой, если вы посмотрите отзывы руководителей организаций разных уровней, увидите, что градус отношения в них меняется от весьма благожелательного, до крайне прохладного, в котором описываются все тяготы связанные с установкой и адаптацией коллектива к новому "инструменту бизнеса", естественные страхи, связанные с "выбросить деньги на ветер", и это всё, когда мы говорим об одном и том же программном продукте! 

Корень неудач при внедрении подобной системы зачастую кроется в том, что руководители предприятий неправильно понимают назначение программ по учету задач и считают, что эти системы - "волшебная таблетка" после внедрения которой все задачи исполнятся в срок, а это не правильное понимание назначения программы.

Иногда это кончается тем, что команды разработчиков внутри компаний создают свои собственные решения, опирающиеся на нужды их организации, и полностью отвечающие потребностям именно их бизнес-процессов.

Обобщим: абсолютно все организации рано или поздно на том, или ином уровне сталкиваются с потребностью управления задачами, при этом, если они не понимают, что и для чего они покупают, довольно часто бывает так, что купленное решение, даже будучи хорошим инструментом, при неумелом использовании, остаётся мертвым грузом на балансе фирмы и забрасывается до следующей «волшебной таблетки», которая, как надеются руководители сделает то, что обещала предыдущая. 


  Необходимость использования системы управления задачами


Перед фактом поиска подобных решений нас ставит необходимость учета задач: бухгалтерской, управленческой, налоговой, финансовой, складской, производственной и т.д.

Общая мысль такова: рост организации всегда прямо пропорционален росту сложности взаимодействия между отдельными её элементами и структурами. При этом неважно о каких показателях мы говорим: количестве сотрудников, перечне номенклатуры, реестре контрагентов, рабочих площадях, контрактах и т.д.

В определённый момент рост, когда фирма выходит за собственные «рамки производительности», сложность обработки информации и организации взаимодействия между отдельными элементами сказывается на качестве работы отдельно взятого сотрудника. И дело тут не в способностях, просто «загнанных лошадей пристреливают»! А если лошадей не одна, две… пять, а большинство?! И им ещё надо взаимодействовать друг с другом! В этом случае патологическое снижение результативности работы разрастается, как опухоль, плавно и планомерно!

Когда документооборот небольшой, всё решается человеческом факторе неопределённо долго, и решаться личными взаимодействиями, элементарными переработками… Иногда это становится притчей во языцех, начинающейся словами: «а помните, как мы до десяти оставались, в прошлый отчетный период...»

111.png

Но когда задач через край, и не раз, и все понимают, что легче уже не будет, вот тогда это уже не сплачивает, а разъединяет, порождает конфликты между людьми, а для фирмы это грозит потерей прибыли.

На этой стадии, руководитель задумывается о том, что ему нужна программа для управления задачами. Однако необходимо помнить, что самой программой проблема не решается!

И нужно четко понимать, что ваши сотрудники готовы к переменам, и руководители отделов, имеют чёткую систему учёта задач, в которую и будет встроено\адаптировано, выбранное вами решение!

Ведь в чем суть системы!?

Это не какой-то «скайнет»\искусственный интеллект, который будет предугадывать ваши желания и потребности организации, нет!

Просто как мы говорили выше, при росте компании, растёт сложность взаимодействия, сложность организации информации и обработки\подачи этой информации. Донесения её до сотрудников. В «рабочей горячке» легко неумышленно дезинформировать, потерять часть информации и т.д. Люди начинают совершать ошибки. Мы же все не телепаты. И единственное назначение системы учета задач — это формирование в группе людей единого информационного поля, из которого все будут брать информацию, и все будут в курсе всего остального, что делают другие в данный конкретный момент времени. Это приводит к ясности задач, скорости донесения информации до нужных отделов, и в конечном счете упрощению рабочего процесса в целом и как следствие, увеличению производительности труда(, как всей компании, так и отдельного взятого работника).

Часто приводят аргумент о том, что жизнь сложна, и ни одна программа её не потянет, но как реальность формирует нас, мы формируем её. И когда у нас есть какая проекция конечного результата, и у каждого есть доступ к ней, работать становится куда легче, хотя бы в силу того, что есть на что опереться!

2111.jpg

На данном рисунке мы видим, что каждая точка проекции — есть работа отдельно взятого сотрудника, а работа группы сотрудников этого информационного поля, обобщается и до ходит до руководителей отдела, которые в свою очередь дают полную картину происходящего руководителю всего предприятия, на основании которой, он и принимает решение в какую сторону двигаться дальше и ведёт контроль всего. Чем лучше контроль, тем лучше результативность компании, и как следствие — выше прибыль!

Достаточно часто бывает, что на предприятии у людей бывают собственные, наработанные опытом многолетние привычки по учету задач, от наклеек на мониторе и блокнотов, до собственных самописных программ.

222222.png

Это работает на уровне отдельного взятого человека, особенно если количество и сложность задач низки, но как показывает практика плохо работает на уровне взаимодействия отделов, особенно руководителей, и особенно, если они преследуют разные интересы!
Для того, чтобы организовать эту деятельность для блага всей компании, нам нужна программа, которая, как общий знаменатель будет связывать все эти потоки информации в один, и выстраивать его в четко отлаженную систему подачи этой информации в едином информационно поле, со всеми необходимыми переменными\(учетными единицами) для принятия решения данной конкретной задачи. Это и есть то, что сводит человеческий фактор к минимуму(Вспомните Титаник! Вот, наглядный пример!!!)

33432234234324.png

Управление задачами — сложное, ответственное дело. Которое частенько хочется передать другому или даже компьютеру. Человек — животное социальное, и только коллективная работа ведёт к результату для всех. Поняв это  — мы учимся взаимодействовать друг с другом. И для этого нам нужен общий язык(общая система) этого взаимодействия. И только определившись с терминологией(обозначив понятия) мы вырабатываем систему коммуникаций для наилучшего взаимодействия сейчас и в будущем.

Антон Познянский

Руководитель проектов внедрения 1С: Документооборот

Net-Consult


Компания НЕТ-КОНСАЛТ готова начать с подробного анализа системы взаимодействий в вашей организации, для того, чтобы подобрать наилучшее решение, подходящее потребностям именно вашей фирмы!