Организация электронного архива документов

Назад к списку

У каждой организации очень большое количество документов, к которым требуется иметь доступ и которые не относятся к управленческому документообороту. Самый яркий пример - финансовые «первичные» документы, произведенные в результате деятельности бухгалтерии, закупочной деятельности организации, документы выплат сотрудникам.

archive-1850170_1280.jpg

Хранить их необходимо, по требованию законодательства, а потерять легко. Документов накапливается много всего за год, искать нужный становиться все труднее.

Конечно, только финансовыми документами архив не ограничивается. После того, как активная фаза жизненного цикла прошла, любой документ отправляется на хранение в архив. И может понадобиться в любое время.

Все это многообразие документов удобно держать под рукой в электронном виде. Преимуществ у электронного архива перед бумажным много:

  • Быстрый поиск по реквизитам карточки, представляющей оцифрованный документ
  • Простоту взаимодействия между сотрудниками, которые пользуются одними копиями
  • Снижены риски утери оригиналов документов
  • Большая оперативность при необходимости отправки по электронной почте

Часто заведение электронного архива документов становится первым шагом для организации к переходу на новый формат работы с документами и выстраиванию бизнес-процессов в электронном формате. Такой формат называется управление корпоративным контентом и предусматривает хранение и работу с электронными документами.

1С: Документооборот хорошо подходит на роль такой системы, и, как обычно, всегда есть нюансы. Если к этим нюансам не отнестись с достаточным уважением, то можно сильно отодвинуть получение пользы от использования программы.

arhiv_doc.PNG

Обычно часть процесса, связанная с официальными документами самая формализованная. А значит настройка программы самая простая.

Одним из самых больших камней, об которые спотыкаются компании, является оцифровка старого бумажного архива документов. В начале эксплуатации системы электронного документооборота электронный архив пустой. И один из классических подходов к созданию электронного архива – предварительно загрузить 100% всей предыдущей документации. Обычно процедурой оцифровки архива занимаются делопроизводители или секретари. Понятное дело, что эти люди не сидят без дела и у них куча оперативной работы. А работы по загрузке архива много:

  • Нужно создать электронные карточки документов
  • Отсканировать документы для этих карточек
  • Прикрепить отсканированные документы к соответствующим карточкам.

Надо ли говорить, что это может занять очень большое количество времени. А за это время накопятся еще документы, которые нужно оцифровывать. Или может обнаружиться часть документов, которые просто забыли. Компания попадает в ловушку постоянной неготовности к запуску пользователей в базу из-за отсутствия этих 100% загрузки.

Но эти 100% загрузки как правило не нужны. Достаточно определить дату с какого момента новые документы будут попадать в электронную базу, и дать пользователям возможность использовать ее уже с этого дня. Параллельно происходит загрузка документации в выделенное для этого у делопроизводителей время. Предварительно составляется план такой загрузки, основная стратегия которого состоит в загрузке самых новых документов, постепенно расширяя интервал времени. Дополнительно может быть принято решение о загрузке документов вне графика, по запросу пользователей. Если это делать прямо в системе, то будет составлен план для делопроизводителей по загрузке самой актуальной документации.

Так мы получаем пользу от использования системы сразу, и ее заполнение по мере необходимости.

Если вам интересно начать работу с электронным архивом как можно скорее, можете воспользоваться нашим готовым предложением: Настройка электронного архива документов в 1С:Документооборот ПРОФ

Бывают более сложные задачи по формированию электронного архива первичных бухгалтерских документов в сочетании с другими учетными системами. Например, как описано в кейсе: «Сокращение времени обработки исходящих документов»


При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский

Эксперт-консультант по 1С: Документооборот