Нужно ли переводить сотрудников с электронной почты на 1С: Документооборот?

Назад к списку

Не так давно, совместно со специалистами 1С, мной была выпущена статья «Для чего в «1С: Документообороте» придуман механизм «Выполнение задач по почте»». В статье написан практический материал на примере одного из кейсов - каким образом 1С: Документооборот можно использовать прямо в почте.

Оригинал можно почитать по ссылке: https://v8.1c.ru/metod/article/dlya-chego-v-1s-dokumentooborote-priduman-mekhanizm-vypolnenie-zadach-po-pochte.htm

Важным для меня моментом в этой статье является возможность настроить взаимодействие пользователей с программой через электронную почту. Это хорошее свойство программы, так как позволяет максимально мягко провести изменения на предприятии. Один из способов безопасного и безболезненного перехода в программу - постепенное наращивание критической массы пользователей, которые с ней связаны. Параллельно у пользователей формируется потребность в информации, которая предоставляет программа. Такой подход, как правило, дольше прямого и декларативного внедрения, но это вопрос приоритетов и запаса прочности к изменениям у организации.

В текущей статье я хочу сформулировать те особенности работы в электронной почте, которые приводят к появлению механизмов, описанных в статье выше. Это должно помочь сориентироваться при принятии решения о характере внедрения и путях перехода на 1С: Документооборот.

email-g6038ca8b9_1280.png

Для руководителей электронная почта сотрудников иногда становиться точкой потери контроля над бизнес-процессами. Нельзя получить ответы на многие оперативные вопросы, предварительно не углубившись в большую исследовательскую работу - что получил сотрудник, получил ли данные в полном объеме, кому и когда отправил? Просматривать все невозможно, да и по моральным соображениям – не однозначно. В этой ситуации не всегда понятно, что делать. С одной стороны, почта является удобным и эффективным инструментом как для связи с внешним миром, так и для общения внутри компании. Но с другой, непрозрачность работы в ней может сильно осложнить жизнь. Особенно четко это видно при разборе конфликтных ситуаций с заказчиком или между сотрудниками. Попытки восстановления цепочки событий и правильного принятия решения могут отнять несколько дней.

Основные проблемы, связанные с почтой, происходят из-за того, что Почта используется в решении задач, для которых она не предназначена.

Основное назначение почты в пересылке и получении электронных сообщений. С этой функцией она справляется настолько хорошо, что стала критически важным приложением для компаний любого размера. С течением времени ее не смогли заменить ни мессенджеры, ни приложения, которые управляют документами и задачами. Думаю, она не потеряет свою значимость и в будущем.

 Из-за удобства и очень широкого охвата пользователями электронная почта начинают использоваться не по назначению.

Почта как инструмент контроля и управления задачами

Некоторые сотрудники получают задания в виде писем электронной почты. Это одна из самых распространенных проблем, которую фирма создает сама себе. До какого-то момента работа с задачами в почте хорошо удовлетворяет эту потребность. Но на любом этапе работы с задачами она содержит проблемы.

Нельзя проверить, дошла ли задача до адресата – она могла уйти в спам, быть проигнорирована, или вовсе не прочитана. Понять, принял ли сотрудник задачу можно только при прямом запросе или если он оповестил отдельным письмом.

Еще хуже обстоят дела, когда задача коллегиальная, и требует несколько участников для работы над ней. Количество необходимых взаимодействий с ростом участников начинает превращаться в огромный ком, от которого хочется поскорее избавиться. Особенно если пара участников превращает переписку по почте в чат, по хорошей корпоративной традиции нажимая на кнопку «Ответить всем».

1.JPG

Так же обычно задача связана с появлением всевозможных артефактов при ее выполнении. Отчеты, коммерческие предложения, договоры – все это начинает носиться по почте между сотрудниками. Посмотреть сделанные на основе этой работы файлы и понять объем проделанной работы – бесконечно утомительная задача.

Проконтролировать исполнение не меньшая сложность – ведь руководитель сталкивается с тем же набором проблем при работе. К ним добавляется проблема проверки. Нужно помнить или специальным образом помечать поставленные на контроль задачи. Понять, прошла ли она по правильному маршруту исполнения. И конечно, является ли полученный результат – актуальным или это промежуточная версия. У любого руководителя таких почтовых «задач» может быть нескольких десятков в день. И объемы работы, и оценку загрузки сотрудников проделать в буквальном смысле невозможно.

Почта как хранилище файлов и сообщений.

Гипотетически электронные письма могут храниться многие годы. На практике мы сталкиваемся с проблемами объема почты и определением сроков хранения писем.

Каждый почтовый ящик привязан к определенному аккаунту, принадлежащему сотруднику. Естественно, сотрудник может покинуть компанию, и тогда возникает большая проблема сохранения всей истории его переписки за время работы. Как правило аккаунты удаляют или блокируют, что приводит к потере всей накопленной информации.

Даже если сохранять доступ к аккаунту, найти что-то в чужом почтовом ящике очень сложно. Сложно из-за того, что сообщений много, но на самом деле важными или критически важными является только их небольшая часть. Ради этой небольшой части и приходиться архивировать всю электронную переписку сотрудника. Редко процесс работы с почтой настроен так, что пользователи удаляют ненужную информацию и классифицируют данные по степени важности. Фирмам, которые решают сохранять архивы писем, приходиться сохранять 100% писем, вне зависимости от их важности и актуальности и хранить их бесконечно долго.

3.JPG

Несмотря на определенную виртуальность электронных писем, они занимают пространство на дисках, как и все содержимое, которое к ним приложено.

При этом архивы писем могут быть настолько большими, что хранить такие объемы просто не целесообразно. Иногда их объем контролируется даже у текущих активных пользователей, что уж говорить о тех, кто уже не ведет активную деятельность. Если почта все же архивируется, то сама задача поиска нужной информации в разы усложняется – при необходимости нужно провести процедуру расконсервации и только потом приступить к задаче поиска.

В письмах, помимо сообщений, содержатся файлы самого разного формата. Любая программа снимается с поддержки, хотя бы для перехода на новую версию. При длительном хранении сообщений и файлов в почте, компания неизбежно столкнется с заменой программного обеспечения. А решать задачу перехода всех старых почтовых архивов в формат нового программного обеспечения по плечу не каждой компании.

При всех приложенных усилиях по сохранению информации всегда есть риск при поиске пропустить нужное письмо, что сведет на нет всю проделанную работу.

Безопасность данных в электронной почте

При работе с электронной почтой пользователь легко может допустить ошибку. Неосторожное нажатие на кнопку – и письмо случайно послано не тем адресатам, или в несогласованной версии. При этом проследить за корректностью совершенных действий очень сложно и самому пользователю, и контролирующему отделу в организации.

Для скорости и удобства работы пользователи могут переслать или дать доступ к документам, не проверяя адресата на наличие у него прав на них. Кроме корпоративных есть еще и личные ящики, которые совсем бесконтрольны. А переслать на свою почту практически любой документ – минутное дело.

Конечно, можно применять административные меры к сотрудникам, прописывать регламенты с разной степенью строгости наказаний и ставить технические препятствия, для предупреждения нежелательных ситуаций. Но пользователи все-таки будут стараться обеспечить себе максимальное удобство в работе. И до того момента, пока это возможно, будут пренебрегать внутренними регламентами и искать возможности для их обхода.

В то же время, излишне строгое отношение в рамках обмена сообщениями может создать негативную, гнетущую атмосферу при работе. Как бы нам не хотелось, но обмен письмами происходит с именных аккаунтов. Невольно сотрудники воспринимают это как свое личное пространство. И попытки решать «силовыми» методами приведут к ненужному сопротивлению.

2.JPG

Риски, конечно, можно снизить. Например, проводить регулярное обучение сотрудников по управлению контентом и способами управления почтой. Управление почтовым контентом требует разбираться в качестве поступившего сообщения. И содержит знания, которые часто выходят за уровень обычного пользования электронной почтой. При таком навыке пользователь может правильно классифицировать сообщения и содержать их в порядке. Повышая компьютерную грамотность повыситься уровень общего владения и качество контента.

Возможно, могут сработать мотивации и награды, при правильном соблюдении регламентов. Это предусматривает необходимость контроля со стороны руководителей, а значит, увеличивает общие издержки.

Но речь тут может идти только о снижении рисков, а не о том, чтобы взять их под контроль:

  • Часть сотрудников все равно будут продолжать работать в привычном и допустимом формате, не желая напрягаться или не понимая необходимости в дополнительных усилиях.

  • Часть сочтет, что это не их должностные обязанности, и, отчасти, будет права, так как эта сфера относиться к специалистам документационного обеспечения управления и службы безопасности.

  • И, конечно, часть сотрудников будет настолько загружена текущими задачами, что даже при внутреннем желании, не найдет время на дополнительную работу по содержанию почтового ящика в порядке. Максимум, что они могут – это проводить такую работу нерегулярно.

Как быть?

Электронная почта и 1С: Документооборот предназначены для выполнения разных функций. Полностью переложить функции на какую-то одну программу потребует слишком большого количество сил и времени на поддержание. Электронная почта хороша тем, что требования к пользованию ей достаточно низкие и не требуют от пользователя серьезной подготовки. В ближайшем будущем почтовые программы будут оставаться наиболее популярным средством для обмена электронными сообщениями между сотрудниками и контрагентами. И отказаться от ее использования не представляется возможным.

При всех своих достоинствах электронная почта обладает рядом критических недостатков, которые могут создавать компании серьезные неприятности.

  • Как правило, только сотрудник имеет доступ к аккаунту своей почты. А это значит, что часть данных, необходимых для работы не доступны другим сотрудникам.

  • Сообщения электронной почты не обладают достаточно надежной защитой и пользователю легко совершить ошибку или неправомерное действие.

  • Проконтролировать как сотрудник выполняет правила и регламенты компании по отношению к электронным письмам затруднительно. Но и заставить сотрудников им соответствовать плохо реализуемая задача.

  • В почте не остается электронного следа по выполнению задач, и это существенно затрудняет сбор статистики и статусов.

Решаются эти недостатки в системе 1С: Документооборот. Поэтому имеет смысл говорить о симбиозе двух программ и разумного распределения функций между ними. Способов для взаимодействия достаточно много:

  • Механизмы уведомлений и оповещений о происходящих в документообороте событиях

  • Возможность выполнения задач по почте

  • Использование почтового клиента внутри 1С: Документооборот

Все эти варианты можно и нужно использовать при выстраивании собственной информационной среды. В этом случае 1С: Документооборот используется как эко среда. А электронная почта – не как самостоятельный продукт, а как часть документооборота.

4.JPG

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте мне заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский
Эксперт-консультант по 1С: Документооборот