Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив.

Array ( [ID] => 525 [~ID] => 525 [NAME] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [~NAME] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [IBLOCK_ID] => 28 [~IBLOCK_ID] => 28 [IBLOCK_SECTION_ID] => [~IBLOCK_SECTION_ID] => [DETAIL_TEXT] =>

  Ежедневно в любой организации обрабатывается и создается большое количество документации. Со временем накопленные документы начинают занимать значительное пространство. Для удобного хранения и освобождения места создается архив. Каждый вид документа имеет свои правила и сроки хранения, важно учитывать это при сдаче в архив. Законодательно не регламентируется место хранения документации, они могут храниться в отдельном помещении или в структурных подразделениях.

Правила хранения документов в организации

  Помещение для хранения бухгалтерских документов, должно быть сухое, проветриваемое и с удобным доступом к любой папке документов. Если помещение находится в цокольном, подвальном этаже, на окна должны быть установлены откидные металлические решетки. Проводка должна быть скрытая, а осветительные приборы только закрытого исполнения. Расстояние между документами и светильниками должно быть не менее 50 сантиметров. Розетки должны быть скрытого исполнения. Использовать только современное противопожарное оборудование.

  Также существует понятие оперативное хранение – это хранение документации до передачи их в архив. К таким документам могут относиться, например, оперативные документы, документы в процессе исполнения, хранящиеся во временных папках. Поскольку оперативное хранение не относится к архивному, нет необходимости строго соблюдать требования, предъявляемые к архивному хранению. Достаточно размещать документацию в скоросшивателях.

Сроки хранения документов в организации

Рис.1.Сроки хранения документации в организации.

Электронный архив 

  Архивное хранение физических документов постепенно уходит в прошлое. На смену приходит централизация хранения документов в электронном архиве. Намного сокращаются расходы, теперь не нужно выделять отдельное помещение или место для архива и необходимое оборудование, и платить за канцелярию. С помощью систем электронного архива, можно организовать доступ к архиву из любой точки планеты. Одной из самых функциональных систем для организации этого типа хранения является автоматизированная система электронного документооборота 1С:Документооборот. Программа умеет не только хранить файлы, она позволяет перенести весь документооборот организации с бумажного на электронный, а также работать с любыми типами файлов. Поддерживает различные бизнес процессы, организовывает мероприятия, имеет встроенный почтовый клиент. Поддерживает потоковое штрихкодирование и сканирование. А с помощью электронной подписи, можно обмениваться документацией с контрагентами. Благодаря подключению к 1С Документооборот, происходит централизация обработки и хранения документов на предприятии.

[~DETAIL_TEXT] =>

  Ежедневно в любой организации обрабатывается и создается большое количество документации. Со временем накопленные документы начинают занимать значительное пространство. Для удобного хранения и освобождения места создается архив. Каждый вид документа имеет свои правила и сроки хранения, важно учитывать это при сдаче в архив. Законодательно не регламентируется место хранения документации, они могут храниться в отдельном помещении или в структурных подразделениях.

Правила хранения документов в организации

  Помещение для хранения бухгалтерских документов, должно быть сухое, проветриваемое и с удобным доступом к любой папке документов. Если помещение находится в цокольном, подвальном этаже, на окна должны быть установлены откидные металлические решетки. Проводка должна быть скрытая, а осветительные приборы только закрытого исполнения. Расстояние между документами и светильниками должно быть не менее 50 сантиметров. Розетки должны быть скрытого исполнения. Использовать только современное противопожарное оборудование.

  Также существует понятие оперативное хранение – это хранение документации до передачи их в архив. К таким документам могут относиться, например, оперативные документы, документы в процессе исполнения, хранящиеся во временных папках. Поскольку оперативное хранение не относится к архивному, нет необходимости строго соблюдать требования, предъявляемые к архивному хранению. Достаточно размещать документацию в скоросшивателях.

Сроки хранения документов в организации

Рис.1.Сроки хранения документации в организации.

Электронный архив 

  Архивное хранение физических документов постепенно уходит в прошлое. На смену приходит централизация хранения документов в электронном архиве. Намного сокращаются расходы, теперь не нужно выделять отдельное помещение или место для архива и необходимое оборудование, и платить за канцелярию. С помощью систем электронного архива, можно организовать доступ к архиву из любой точки планеты. Одной из самых функциональных систем для организации этого типа хранения является автоматизированная система электронного документооборота 1С:Документооборот. Программа умеет не только хранить файлы, она позволяет перенести весь документооборот организации с бумажного на электронный, а также работать с любыми типами файлов. Поддерживает различные бизнес процессы, организовывает мероприятия, имеет встроенный почтовый клиент. Поддерживает потоковое штрихкодирование и сканирование. А с помощью электронной подписи, можно обмениваться документацией с контрагентами. Благодаря подключению к 1С Документооборот, происходит централизация обработки и хранения документов на предприятии.

[DETAIL_TEXT_TYPE] => html [~DETAIL_TEXT_TYPE] => html [PREVIEW_TEXT] =>
[~PREVIEW_TEXT] =>
[PREVIEW_TEXT_TYPE] => html [~PREVIEW_TEXT_TYPE] => html [DETAIL_PICTURE] => Array ( [ID] => 164 [TIMESTAMP_X] => 11.02.2020 18:41:54 [MODULE_ID] => iblock [HEIGHT] => 768 [WIDTH] => 1024 [FILE_SIZE] => 326086 [CONTENT_TYPE] => image/jpeg [SUBDIR] => iblock/e71 [FILE_NAME] => e7139fb86e75efd1babea09452554825.jpg [ORIGINAL_NAME] => shutterstock_370043363-for-Organize-Digital-Archive-sm.jpg [DESCRIPTION] => [HANDLER_ID] => [EXTERNAL_ID] => 06f4e60630255c7758d3824a70eff535 [VERSION_ORIGINAL_ID] => [META] => [SRC] => /upload/iblock/e71/e7139fb86e75efd1babea09452554825.jpg [UNSAFE_SRC] => /upload/iblock/e71/e7139fb86e75efd1babea09452554825.jpg [SAFE_SRC] => /upload/iblock/e71/e7139fb86e75efd1babea09452554825.jpg [ALT] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [TITLE] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. ) [~DETAIL_PICTURE] => 164 [TIMESTAMP_X] => 06.05.2021 15:12:44 [~TIMESTAMP_X] => 06.05.2021 15:12:44 [ACTIVE_FROM_X] => [~ACTIVE_FROM_X] => [ACTIVE_FROM] => [~ACTIVE_FROM] => [LIST_PAGE_URL] => /articles/ [~LIST_PAGE_URL] => /articles/ [DETAIL_PAGE_URL] => /articles/khranenie-dokumentov-v-organizatsii-bumazhnyy-i-elektronnyy-arkhiv/ [~DETAIL_PAGE_URL] => /articles/khranenie-dokumentov-v-organizatsii-bumazhnyy-i-elektronnyy-arkhiv/ [LANG_DIR] => / [~LANG_DIR] => / [CODE] => khranenie-dokumentov-v-organizatsii-bumazhnyy-i-elektronnyy-arkhiv [~CODE] => khranenie-dokumentov-v-organizatsii-bumazhnyy-i-elektronnyy-arkhiv [EXTERNAL_ID] => 525 [~EXTERNAL_ID] => 525 [IBLOCK_TYPE_ID] => articles [~IBLOCK_TYPE_ID] => articles [IBLOCK_CODE] => articles [~IBLOCK_CODE] => articles [IBLOCK_EXTERNAL_ID] => [~IBLOCK_EXTERNAL_ID] => [LID] => s2 [~LID] => s2 [NAV_RESULT] => [NAV_CACHED_DATA] => [DISPLAY_ACTIVE_FROM] => [IPROPERTY_VALUES] => Array ( [ELEMENT_META_TITLE] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [ELEMENT_META_DESCRIPTION] => Также существует понятие оперативное хранение – это хранение документации до передачи их в архив. К таким документам могут относиться, например, оперативные документы, документы в процессе исполнения, хранящиеся во временных папках. Поскольку оперативное хранение не относится к архивному, нет необходимости строго соблюдать требования, предъявляемые к архивному хранению. Достаточно размещать документацию в скоросшивателях. [ELEMENT_PAGE_TITLE] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. ) [FIELDS] => Array ( ) [PROPERTIES] => Array ( ) [DISPLAY_PROPERTIES] => Array ( ) [IBLOCK] => Array ( [ID] => 28 [~ID] => 28 [TIMESTAMP_X] => 17.01.2020 19:06:58 [~TIMESTAMP_X] => 17.01.2020 19:06:58 [IBLOCK_TYPE_ID] => articles [~IBLOCK_TYPE_ID] => articles [LID] => s2 [~LID] => s2 [CODE] => articles [~CODE] => articles [API_CODE] => [~API_CODE] => [NAME] => Статьи [~NAME] => Статьи [ACTIVE] => Y [~ACTIVE] => Y [SORT] => 500 [~SORT] => 500 [LIST_PAGE_URL] => /articles/ [~LIST_PAGE_URL] => /articles/ [DETAIL_PAGE_URL] => #SITE_DIR#/articles/#ELEMENT_CODE#/ [~DETAIL_PAGE_URL] => #SITE_DIR#/articles/#ELEMENT_CODE#/ [SECTION_PAGE_URL] => [~SECTION_PAGE_URL] => [CANONICAL_PAGE_URL] => [~CANONICAL_PAGE_URL] => [PICTURE] => [~PICTURE] => [DESCRIPTION] => [~DESCRIPTION] => [DESCRIPTION_TYPE] => text [~DESCRIPTION_TYPE] => text [RSS_TTL] => 24 [~RSS_TTL] => 24 [RSS_ACTIVE] => Y [~RSS_ACTIVE] => Y [RSS_FILE_ACTIVE] => N [~RSS_FILE_ACTIVE] => N [RSS_FILE_LIMIT] => [~RSS_FILE_LIMIT] => [RSS_FILE_DAYS] => [~RSS_FILE_DAYS] => [RSS_YANDEX_ACTIVE] => N [~RSS_YANDEX_ACTIVE] => N [XML_ID] => [~XML_ID] => [TMP_ID] => [~TMP_ID] => [INDEX_ELEMENT] => Y [~INDEX_ELEMENT] => Y [INDEX_SECTION] => N [~INDEX_SECTION] => N [WORKFLOW] => N [~WORKFLOW] => N [BIZPROC] => N [~BIZPROC] => N [SECTION_CHOOSER] => L [~SECTION_CHOOSER] => L [LIST_MODE] => [~LIST_MODE] => [RIGHTS_MODE] => S [~RIGHTS_MODE] => S [SECTION_PROPERTY] => N [~SECTION_PROPERTY] => N [PROPERTY_INDEX] => N [~PROPERTY_INDEX] => N [VERSION] => 1 [~VERSION] => 1 [LAST_CONV_ELEMENT] => 0 [~LAST_CONV_ELEMENT] => 0 [SOCNET_GROUP_ID] => [~SOCNET_GROUP_ID] => [EDIT_FILE_BEFORE] => [~EDIT_FILE_BEFORE] => [EDIT_FILE_AFTER] => [~EDIT_FILE_AFTER] => [SECTIONS_NAME] => Разделы [~SECTIONS_NAME] => Разделы [SECTION_NAME] => Раздел [~SECTION_NAME] => Раздел [ELEMENTS_NAME] => Статьи [~ELEMENTS_NAME] => Статьи [ELEMENT_NAME] => Статья [~ELEMENT_NAME] => Статья [REST_ON] => N [~REST_ON] => N [FULLTEXT_INDEX] => N [~FULLTEXT_INDEX] => N [EXTERNAL_ID] => [~EXTERNAL_ID] => [LANG_DIR] => / [~LANG_DIR] => / [SERVER_NAME] => mydoc8.ru [~SERVER_NAME] => mydoc8.ru ) [SECTION] => Array ( [PATH] => Array ( ) ) [SECTION_URL] => [META_TAGS] => Array ( [TITLE] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [ELEMENT_CHAIN] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [BROWSER_TITLE] => Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив. [KEYWORDS] => [DESCRIPTION] => Также существует понятие оперативное хранение – это хранение документации до передачи их в архив. К таким документам могут относиться, например, оперативные документы, документы в процессе исполнения, хранящиеся во временных папках. Поскольку оперативное хранение не относится к архивному, нет необходимости строго соблюдать требования, предъявляемые к архивному хранению. Достаточно размещать документацию в скоросшивателях. ) )