Хранение документов в организации. Бумажный и электронный архив.

Назад к списку

  Ежедневно в любой организации обрабатывается и создается большое количество документации. Со временем накопленные документы начинают занимать значительное пространство. Для удобного хранения и освобождения места создается архив. Каждый вид документа имеет свои правила и сроки хранения, важно учитывать это при сдаче в архив. Законодательно не регламентируется место хранения документации, они могут храниться в отдельном помещении или в структурных подразделениях.

Правила хранения документов в организации

  Помещение для хранения бухгалтерских документов, должно быть сухое, проветриваемое и с удобным доступом к любой папке документов. Если помещение находится в цокольном, подвальном этаже, на окна должны быть установлены откидные металлические решетки. Проводка должна быть скрытая, а осветительные приборы только закрытого исполнения. Расстояние между документами и светильниками должно быть не менее 50 сантиметров. Розетки должны быть скрытого исполнения. Использовать только современное противопожарное оборудование.

  Также существует понятие оперативное хранение – это хранение документации до передачи их в архив. К таким документам могут относиться, например, оперативные документы, документы в процессе исполнения, хранящиеся во временных папках. Поскольку оперативное хранение не относится к архивному, нет необходимости строго соблюдать требования, предъявляемые к архивному хранению. Достаточно размещать документацию в скоросшивателях.

Сроки хранения документов в организации

Сроки хранения документов
Рис.1.Сроки хранения документации в организации.

Электронный архив 

  Архивное хранение физических документов постепенно уходит в прошлое. На смену приходит централизация хранения документов в электронном архиве. Намного сокращаются расходы, теперь не нужно выделять отдельное помещение или место для архива и необходимое оборудование, и платить за канцелярию. С помощью систем электронного архива, можно организовать доступ к архиву из любой точки планеты. Одной из самых функциональных систем для организации этого типа хранения является автоматизированная система электронного документооборота 1С:Документооборот. Программа умеет не только хранить файлы, она позволяет перенести весь документооборот организации с бумажного на электронный, а также работать с любыми типами файлов. Поддерживает различные бизнес процессы, организовывает мероприятия, имеет встроенный почтовый клиент. Поддерживает потоковое штрихкодирование и сканирование. А с помощью электронной подписи, можно обмениваться документацией с контрагентами. Благодаря подключению к 1С Документооборот, происходит централизация обработки и хранения документов на предприятии.

Электронный архив