Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения

Назад к списку

  Договорная работа – это процесс подготовки и организации исполнения договоров. Обычно договорная работа протекает в два этапа:

  • Заключение договоров. Включает - подготовку, оформление, согласование условий с контрагентами.

  • Исполнение договоров. Включает - учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств.

  Правильная организация договорной работы требует ответственного подхода ко всем этапам подготовки и согласования документации. Однако не в каждой организации существует четко выстроенная система договорной работы, что приводит к:

  • Замедлению согласования договоров

  • Большому количеству ошибок в документах

  • Частым утерям договоров

  • Постоянным срывам сроков договоров

  • Согласованию не актуальных версий документов

Эти проблемы возникают в процессе ежедневной работы с документами.


Как это исправить?

  Решением выступает автоматизация и перенос работы с документацией в системы электронного документооборота. СЭД позволяет:

  • Централизовать и автоматизировать хранение и всю работу с документацией в организации.
  • Перенести все процессы по подготовке, согласованию, исполнению договоров в электронный вид.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота:
  • Ускоряются процессы согласования договоров.
  • Сокращается количество ошибок при подготовке документации, процедуры согласования становятся проще
  • Документ можно отправлять на согласование прямо из ECM системы, не нужно физическое присутствие при согласовании.

  На сегодняшний день наиболее доступным и функциональным средством по оптимизации договорной работы является 1С:Документооборот. Главное преимущество продукта 1С:Документооборот в возможности его бесшовной интеграции. Проще говоря работать можно из любой программы 1С.





Как эти проблемы решает 1С:Документооборот?

Большое количество ошибок в документах

  В «1С:Документообороте 8» можно создать шаблоны документов (договоров, сопроводительной или сопутствующей документации) любой сложности. Создание этих документов будет производиться путем заполнения карточки документа и дальнейшей корректировки текста документа при необходимости. Система автоматически заполняет файлы договоров. Текст заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие. Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Рис.1.Автоматическое заполнение договоров.

Замедление согласования договоров.

  После создания документа очень часто необходимо согласовывать документ с сотрудниками, руководством. Для этого в 1С:Документооборот присутствуют настраиваемые процессы согласования. Согласование договора выполняется с помощью процесса Согласование. Используется параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию. Смешанное согласование реализовывает регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Рис.2. Лист согласования.

Сканирование документов

  Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб. Настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

  • печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;

  • автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word.

  • распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;

  • моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Частые утери договоров.

  Все файлы, которые регистрируются в программе автоматических сохраняются в ней. Помимо официальных документов программа поддерживает работу и хранение с файлами любых типов: текст, изображение, аудио, видеофайлы, архивы и т.д. Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер по требованию пользователя.

Срывы сроков договоров.

  1С:Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы: подготовка, согласование документа, контроль возврата переданных экземпляров, учет сопроводительной документации, учет сроков действия договоров, исполнение обязательств, расторжение.

Программный продукт автоматически выполняет:

  • Продление договоров

  • Отслеживание передачи документа контрагенту на подпись

  • Контроль сроков договоров и этапов

Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

Рис.3. Процессы договорной работы.