Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения

Array ( [ID] => 440 [~ID] => 440 [NAME] => Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения [~NAME] => Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения [IBLOCK_ID] => 28 [~IBLOCK_ID] => 28 [IBLOCK_SECTION_ID] => [~IBLOCK_SECTION_ID] => [DETAIL_TEXT] =>

  Договорная работа – это процесс подготовки и организации исполнения договоров. Обычно договорная работа протекает в два этапа:

• Заключение договоров. Включает - подготовку, оформление, согласование условий с контрагентами.

• Исполнение договоров. Включает - учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств.

  Правильная организация договорной работы требует ответственного подхода ко всем этапам подготовки и согласования документации. Однако не в каждой организации существует четко выстроенная система договорной работы, что приводит к:

• Замедлению согласования договоров

• Большому количеству ошибок в документах

• Частым утерям договоров

• Постоянным срывам сроков договоров

• Согласованию не актуальных версий документов

Эти проблемы возникают в процессе ежедневной работы с документами.

Как это исправить?

  Решением выступает автоматизация и перенос работы с документацией в системы электронного документооборота. СЭД позволяет:

• Централизовать и автоматизировать хранение и всю работу с документацией в организации.
• Перенести все процессы по подготовке, согласованию, исполнению договоров в электронный вид.

Благодаря внедрению системы электронного документооборота:

• Ускоряются процессы согласования договоров.
• Сокращается количество ошибок при подготовке документации, процедуры согласования становятся проще
• Документ можно отправлять на согласование прямо из ECM системы, не нужно физическое присутствие при согласовании.

  На сегодняшний день наиболее доступным и функциональным средством по оптимизации договорной работы является 1С:Документооборот. Главное преимущество продукта 1С:Документооборот в возможности его бесшовной интеграции. Проще говоря работать можно из любой программы 1С.

Как эти проблемы решает 1С:Документооборот?

Большое количество ошибок в документах

  В «1С:Документообороте 8» можно создать шаблоны документов (договоров, сопроводительной или сопутствующей документации) любой сложности. Создание этих документов будет производиться путем заполнения карточки документа и дальнейшей корректировки текста документа при необходимости. Система автоматически заполняет файлы договоров. Текст заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие. Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Рис.1.Автоматическое заполнение договоров.

Замедление согласования договоров.

  После создания документа очень часто необходимо согласовывать документ с сотрудниками, руководством. Для этого в 1С:Документооборот присутствуют настраиваемые процессы согласования. Согласование договора выполняется с помощью процесса Согласование. Используется параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию. Смешанное согласование реализовывает регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Рис.2. Лист согласования.

Сканирование документов. 

  Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб. Настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;

• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word.

• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;

• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Частые утери договоров.

  Все файлы, которые регистрируются в программе автоматических сохраняются в ней. Помимо официальных документов программа поддерживает работу и хранение с файлами любых типов: текст, изображение, аудио, видеофайлы, архивы и т.д. Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер по требованию пользователя.

Срывы сроков договоров.

  1С:Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы: подготовка, согласование документа, контроль возврата переданных экземпляров, учет сопроводительной документации, учет сроков действия договоров, исполнение обязательств, расторжение.

Программный продукт автоматически выполняет:

• Продление договоров

• Отслеживание передачи документа контрагенту на подпись

• Контроль сроков договоров и этапов

Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

Рис.3. Процессы договорной работы.

[~DETAIL_TEXT] =>

  Договорная работа – это процесс подготовки и организации исполнения договоров. Обычно договорная работа протекает в два этапа:

• Заключение договоров. Включает - подготовку, оформление, согласование условий с контрагентами.

• Исполнение договоров. Включает - учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств.

  Правильная организация договорной работы требует ответственного подхода ко всем этапам подготовки и согласования документации. Однако не в каждой организации существует четко выстроенная система договорной работы, что приводит к:

• Замедлению согласования договоров

• Большому количеству ошибок в документах

• Частым утерям договоров

• Постоянным срывам сроков договоров

• Согласованию не актуальных версий документов

Эти проблемы возникают в процессе ежедневной работы с документами.

Как это исправить?

  Решением выступает автоматизация и перенос работы с документацией в системы электронного документооборота. СЭД позволяет:

• Централизовать и автоматизировать хранение и всю работу с документацией в организации.
• Перенести все процессы по подготовке, согласованию, исполнению договоров в электронный вид.

Благодаря внедрению системы электронного документооборота:

• Ускоряются процессы согласования договоров.
• Сокращается количество ошибок при подготовке документации, процедуры согласования становятся проще
• Документ можно отправлять на согласование прямо из ECM системы, не нужно физическое присутствие при согласовании.

  На сегодняшний день наиболее доступным и функциональным средством по оптимизации договорной работы является 1С:Документооборот. Главное преимущество продукта 1С:Документооборот в возможности его бесшовной интеграции. Проще говоря работать можно из любой программы 1С.

Как эти проблемы решает 1С:Документооборот?

Большое количество ошибок в документах

  В «1С:Документообороте 8» можно создать шаблоны документов (договоров, сопроводительной или сопутствующей документации) любой сложности. Создание этих документов будет производиться путем заполнения карточки документа и дальнейшей корректировки текста документа при необходимости. Система автоматически заполняет файлы договоров. Текст заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие. Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Рис.1.Автоматическое заполнение договоров.

Замедление согласования договоров.

  После создания документа очень часто необходимо согласовывать документ с сотрудниками, руководством. Для этого в 1С:Документооборот присутствуют настраиваемые процессы согласования. Согласование договора выполняется с помощью процесса Согласование. Используется параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию. Смешанное согласование реализовывает регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Рис.2. Лист согласования.

Сканирование документов. 

  Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб. Настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;

• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word.

• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;

• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Частые утери договоров.

  Все файлы, которые регистрируются в программе автоматических сохраняются в ней. Помимо официальных документов программа поддерживает работу и хранение с файлами любых типов: текст, изображение, аудио, видеофайлы, архивы и т.д. Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер по требованию пользователя.

Срывы сроков договоров.

  1С:Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы: подготовка, согласование документа, контроль возврата переданных экземпляров, учет сопроводительной документации, учет сроков действия договоров, исполнение обязательств, расторжение.

Программный продукт автоматически выполняет:

• Продление договоров

• Отслеживание передачи документа контрагенту на подпись

• Контроль сроков договоров и этапов

Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

Рис.3. Процессы договорной работы.

[DETAIL_TEXT_TYPE] => html [~DETAIL_TEXT_TYPE] => html [PREVIEW_TEXT] => Какие основные проблемы возникают на предприятии в процессе договорной работы? [~PREVIEW_TEXT] => Какие основные проблемы возникают на предприятии в процессе договорной работы? [PREVIEW_TEXT_TYPE] => text [~PREVIEW_TEXT_TYPE] => text [DETAIL_PICTURE] => [~DETAIL_PICTURE] => [TIMESTAMP_X] => 06.05.2021 15:12:08 [~TIMESTAMP_X] => 06.05.2021 15:12:08 [ACTIVE_FROM_X] => [~ACTIVE_FROM_X] => [ACTIVE_FROM] => [~ACTIVE_FROM] => [LIST_PAGE_URL] => /articles/ [~LIST_PAGE_URL] => /articles/ [DETAIL_PAGE_URL] => /articles/kakie-osnovnye-problemy-voznikayut-na-predpriyatii-v-protsesse-dogovornoy-raboty/ [~DETAIL_PAGE_URL] => /articles/kakie-osnovnye-problemy-voznikayut-na-predpriyatii-v-protsesse-dogovornoy-raboty/ [LANG_DIR] => / [~LANG_DIR] => / [CODE] => kakie-osnovnye-problemy-voznikayut-na-predpriyatii-v-protsesse-dogovornoy-raboty [~CODE] => kakie-osnovnye-problemy-voznikayut-na-predpriyatii-v-protsesse-dogovornoy-raboty [EXTERNAL_ID] => 440 [~EXTERNAL_ID] => 440 [IBLOCK_TYPE_ID] => articles [~IBLOCK_TYPE_ID] => articles [IBLOCK_CODE] => articles [~IBLOCK_CODE] => articles [IBLOCK_EXTERNAL_ID] => [~IBLOCK_EXTERNAL_ID] => [LID] => s2 [~LID] => s2 [NAV_RESULT] => [NAV_CACHED_DATA] => [DISPLAY_ACTIVE_FROM] => [IPROPERTY_VALUES] => Array ( [ELEMENT_META_TITLE] => Договорная работа. Проблемы и способы решения [ELEMENT_META_DESCRIPTION] => Договорная работа – это комплекс мероприятий по подготовке и организации исполнения договоров. Обычно договорная работа протекает в два этапа: Заключение договоров. Включает - подготовку, оформление, согласование условий с контрагентами. Исполнение договоров. Включает - учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств. [ELEMENT_PAGE_TITLE] => Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения ) [FIELDS] => Array ( ) [PROPERTIES] => Array ( ) [DISPLAY_PROPERTIES] => Array ( ) [IBLOCK] => Array ( [ID] => 28 [~ID] => 28 [TIMESTAMP_X] => 17.01.2020 19:06:58 [~TIMESTAMP_X] => 17.01.2020 19:06:58 [IBLOCK_TYPE_ID] => articles [~IBLOCK_TYPE_ID] => articles [LID] => s2 [~LID] => s2 [CODE] => articles [~CODE] => articles [API_CODE] => [~API_CODE] => [NAME] => Статьи [~NAME] => Статьи [ACTIVE] => Y [~ACTIVE] => Y [SORT] => 500 [~SORT] => 500 [LIST_PAGE_URL] => /articles/ [~LIST_PAGE_URL] => /articles/ [DETAIL_PAGE_URL] => #SITE_DIR#/articles/#ELEMENT_CODE#/ [~DETAIL_PAGE_URL] => #SITE_DIR#/articles/#ELEMENT_CODE#/ [SECTION_PAGE_URL] => [~SECTION_PAGE_URL] => [CANONICAL_PAGE_URL] => [~CANONICAL_PAGE_URL] => [PICTURE] => [~PICTURE] => [DESCRIPTION] => [~DESCRIPTION] => [DESCRIPTION_TYPE] => text [~DESCRIPTION_TYPE] => text [RSS_TTL] => 24 [~RSS_TTL] => 24 [RSS_ACTIVE] => Y [~RSS_ACTIVE] => Y [RSS_FILE_ACTIVE] => N [~RSS_FILE_ACTIVE] => N [RSS_FILE_LIMIT] => [~RSS_FILE_LIMIT] => [RSS_FILE_DAYS] => [~RSS_FILE_DAYS] => [RSS_YANDEX_ACTIVE] => N [~RSS_YANDEX_ACTIVE] => N [XML_ID] => [~XML_ID] => [TMP_ID] => [~TMP_ID] => [INDEX_ELEMENT] => Y [~INDEX_ELEMENT] => Y [INDEX_SECTION] => N [~INDEX_SECTION] => N [WORKFLOW] => N [~WORKFLOW] => N [BIZPROC] => N [~BIZPROC] => N [SECTION_CHOOSER] => L [~SECTION_CHOOSER] => L [LIST_MODE] => [~LIST_MODE] => [RIGHTS_MODE] => S [~RIGHTS_MODE] => S [SECTION_PROPERTY] => N [~SECTION_PROPERTY] => N [PROPERTY_INDEX] => N [~PROPERTY_INDEX] => N [VERSION] => 1 [~VERSION] => 1 [LAST_CONV_ELEMENT] => 0 [~LAST_CONV_ELEMENT] => 0 [SOCNET_GROUP_ID] => [~SOCNET_GROUP_ID] => [EDIT_FILE_BEFORE] => [~EDIT_FILE_BEFORE] => [EDIT_FILE_AFTER] => [~EDIT_FILE_AFTER] => [SECTIONS_NAME] => Разделы [~SECTIONS_NAME] => Разделы [SECTION_NAME] => Раздел [~SECTION_NAME] => Раздел [ELEMENTS_NAME] => Статьи [~ELEMENTS_NAME] => Статьи [ELEMENT_NAME] => Статья [~ELEMENT_NAME] => Статья [REST_ON] => N [~REST_ON] => N [FULLTEXT_INDEX] => N [~FULLTEXT_INDEX] => N [EXTERNAL_ID] => [~EXTERNAL_ID] => [LANG_DIR] => / [~LANG_DIR] => / [SERVER_NAME] => mydoc8.ru [~SERVER_NAME] => mydoc8.ru ) [SECTION] => Array ( [PATH] => Array ( ) ) [SECTION_URL] => [META_TAGS] => Array ( [TITLE] => Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения [ELEMENT_CHAIN] => Проблемы договорной работы на предприятии и способы их решения [BROWSER_TITLE] => Договорная работа. Проблемы и способы решения [KEYWORDS] => [DESCRIPTION] => Договорная работа – это комплекс мероприятий по подготовке и организации исполнения договоров. Обычно договорная работа протекает в два этапа: Заключение договоров. Включает - подготовку, оформление, согласование условий с контрагентами. Исполнение договоров. Включает - учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств. ) )