1С: Документооборот – инструмент по управлению исполнительской дисциплиной.

Назад к списку
Ежедневная рутина руководителя - нескончаемый конвейер задач и поручений, требующих управленческого решения:
  • много задач, 
  • много поручений, 
  • много источников, 
  • много сотрудников, 
  • много отделов, 
  • много точек взаимодействия. 
Задачи дробятся на подзадачи: 
  • некоторые связаны, 
  • что-то необходимо сделать одновременно, 
  • часть задач перестала быть актуальными. 
Все это нужно проверить, сопоставить, протолкнуть, понять реальную причину простоя.

Кроме задач непосредственных подчинённых у руководителя есть свои задачи, которые может сделать только он. Часто они тоже у кого-то на контроле, по ним нужно сделать отчет, рассказать о сложностях, попросить дополнительных ресурсов, времени, финансов.

Рано или поздно наступает момент, когда нужно понять что происходит на самом деле.
Начинается опрос сотрудников, актуализация, попытка вникнуть в текущее положение дел. Выясняется, что некоторые задачи не поставлены, а некоторые сделаны и не закрыты. Некоторые вообще не сделаны. А иногда все сделано на отлично, даже образцово - только об этом никто не узнал.
на контроле.PNG
Желание понять «что происходит на самом деле» – это желание контролировать ситуацию.
Для того, что бы удовлетворить это желание, не достаточно просто силы воли и человеческого общения. Мы работаем с людьми, и это создает основную сложность. Нужны дополнительные инструменты, которые отразят нам факты деятельности нашего отдела или предприятия. Добавляет сложности то, что люди редко научены делать свою рабочую деятельность прозрачной. В этом нет злого умысла, просто так кажется проще.

Поэтому нужно решить сразу две проблемы:
  1. выбрать инструмент для контроля управленческой дисциплины
  2. сделать использование этого инструмента привычным для людей.
Идея любой системной работы заключается в том, чтобы настроить процесс на регулярной основе. И часто именно регулярность является камнем преткновения при внедрении новых инструментов управления – нет организационной привычки. Эту проблему можно обойти достаточно легко. ) Уж что случается регулярно – так это организационные совещания.

Первым шагом достаточно завести привычку открывать программу на совещании и смотреть отчеты по выполненным или не выполненным задачам, как сразу информационного шума станет в разы меньше. Уже на первом совещании! Мы получаем регулярную актуализацию в нужное время и в нужном месте.
Справка об исп дисциплине.PNG

 Тут же можно переходить на новый уровень системного управления – фиксировать задачи прямо на совещании. И актуализировать их статус.

Следующим шаг – можно осуществлять наставничество своим сотрудникам по выставлению задач и их выполнению. Не все знакомы с этим видом деятельности, не все разобрались в теме достаточно хорошо. Но и признаться в таком – «смерти подобно». Показывая людям как это делается, объясняя нюансы «по-ходу», можно дополнительно использовать систему для прокачки менеджеров и руководителей самого разного уровня.

Самое главное – дать людям понять, что это – в том числе и их инструмент.

Сотрудники станут втягиваться в работу с системой естественным образом – при минимальном затрате времени руководителя. Это же удобно и при индивидуальных совещаниях. Не всем и не всегда удобно пожаловаться. Или получается объяснить ситуацию «на словах».

Мы получаем общее информационное поле задач.

Итак, по шагам, как можно реализовать описанное выше:
  1. Для нашей цели подойдет самая бюджетная система 1С: Документооборот ПРОФ. Ее стоимость всего 36 000 рублей, а содержит она весь функционал для ежедневной работы.
  2. Установить на свой компьютер
  3. Получить знания по выставлению задач в системе и опыт работы с отчетами
  4. Начать использовать
Для того, что бы это прошло проще, можно воспользоваться нашим предложением «Простой контроль исполнительской дисциплины».

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский

Эксперт-консультант по 1С: Документооборот