Системы управления

Назад к списку

Инструменты «Памятка» и « Книги» на примере знания «Системы управления»


v 0.1

В статье  Знания, умения и навыки руководителя мы вышли на структуру знаний руководителя, которая ему необходима для понимания сути работы в управлении. Эту структуру знаний нужно конвертировать в инструмент в рамках мобильного приложения, который будет помогать эти знания хранить и осваивать. Нужно определить какие знания должны «осесть» в программе и, если это возможно, как их дальше использовать для приобретения умений и навыков. 
Для того, чтобы просто «врубиться в тему» кажется избыточным брать какой-то толстенный учебник и начать его штудировать или проходить многодневные комплексные курсы. Отдельный вопрос – какую из книг? Выбрать есть из чего, и все выглядят внушительно.  
Статьи по этой теме в основном их пишут консультанты или тренеры по управлению. И задача у этих статей не просветительская, а маркетинговая – статья должна продвинуть автора. Каждому специалисту нужно выдать свой «контент» и это превращается в игру на изменение слов и структуры текста, добавление собственных картинок. Добавочной стоимости мало, но сильно запутывают. Авторов статей много, и от кого из можно оттолкнуться для начала – понять сложно.  В статьях слишком много воды и видоизменений терминов - для того, чтобы сделать материал непохожим на остальные. Остается только принять на веру, что написавший разбирается в предмете. 
Реже наталкиваешься на кого-то из научной среды, кто написал выжимку информации по этой теме со знанием дела. Это более полезно, но как правило оформлено в формате большой работы, трудной для освоения.  
Но даже начав изучение, не очень понятно как эту информацию применить в нашей управленческой жизни. 
В итоге мы в массиве информации, который не предназначен для первого погружения в тему. 
Нам нужен такой уровень информации, чтобы можно было получить практическое представление темы и ее узнавание.
Назовем этот уровень информации ядром знания. 
После изучения ядра имеет смысл получать более системные знания - через книги или курсы. 
А весь остальной материал – статьи, альтернативные мнения, другие точки входа предназначены для углубленного изучения.
Мысленно разделим весь возможный объем знаний о теме на три указанные выше уровня:
  • Ядро знаний
  • Системные знания
  • Углубленные знания
systupr1.png
В программе «Качественное Управление» для хранения ядра знаний предназначен инструмент «Памятки». 
Из инструмента «Памятки» мы сможем выйти на более системное изучение материала через инструмент «Книги». Для этого в конце ядра будет указано, какие книги имеет смысл изучать для системного освоения знаний по теме. Было бы правильно иметь ссылки на обучающие курсы, которые помогут закрепить и освоить материал. 
Для третей части знаний инструмента пока не предусмотрено. Но управление этим массивом возможно при подключении сообщества практикующих руководителей, которые могли бы отмечать подходящий материал и делать его видимым для других.  
 
Для того, чтобы проиллюстрировать содержимое ядра информации в инструменте «Памятки» элемента «Системное управление» я ниже приведу его текст в этой статье.
memos1.jpg        memos2.jpg

ПАМЯТКА О СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ


На каком бы управляющем уровне организации мы не находились – мы находимся в рамках социально-экономической системы (СЭС). Сама СЭС может быть сколь угодно сложной и расширять это понятие можно до масштабов планеты. СЭС - может быть предприятием, отделом, проектом, группой людей. Ключевое в нашем рассмотрении – это наличие людей в системе. В рамках наших задач мы не рассматриваем системы с отсутствием людей.
Для наших задач мы ограничимся как самой большой структурой - коммерческой организацией, а как самой маленькой – группой людей под управлением старшего специалиста. 
Изучение системы управления даст ключ к распознаванию проблем, ситуаций, явлений и процессов в конкретной СЭС, которой он управляет. Это позволит увидеть возможности и средства для их обработки. 
Система управления — это часть СЭС и является рабочей средой руководителя. Именно в рамках нее он проводит свою профессиональную деятельность. Руководитель взаимодействует через нее с СЭС. Которая может быть подсистемой вышестоящей СЭС, у которой есть своя система управления. В этом случае его система управления является подсистемой вышестоящей системы управления. 
Чаще всего системы управления так или иначе уже сформированы, и предназначены для выполнения целей вышестоящей СЭС. Намного реже руководителю нужно выстраивать систему управления с нуля. Непосредственно с построением новой системы управления сталкиваются предприниматели, которые затеяли новую деятельность, или руководители новых отделов и направлений. Практически всегда с этим сталкиваются руководители проектов, если под проект приходиться собирать новую команду.
В зависимости от целей руководитель может изменять систему управления. Изменения необходимы, так как по мере достижения или изменения целей вышестоящей СЭС изменяются задачи для подсистемы, которой управляет руководитель. Так же меняются ключевые элементы системы, требования по выполнению задач и прочие, не только внутренние, но и внешние факторы, влияющие на систему. Как пример – смена руководителя – это всегда замена ключевого элемента системы управления, что неизбежно ведет к перестроению всех связей и коммуникаций как внутри системы управления, так и СЭС. 

systupr2.png

Уточним определение, которое будем использовать для работы программы. 

Система управления СЭС – система, оказывающая управленческие воздействия на объект управления для достижения целей вышестоящей СЭС.
Управленческие воздействия — Это заданная совокупность инструментов для управления неким объектом в рамках СЭС, направленная на получение нужного результата. 

 Инструменты управления включает в себя:
  • методы управления
  • правила 
  • управленческие решения
  • нормативную базу 
  • системы коммуникаций 
  • программные продукты

Внутреннее устройство системы управления

  • Объекты управления – к ним относятся все элементы компании, в отношении которых производится управленческое воздействие. В зависимости от этого воздействия элементы меняют свою деятельность. Это все взаимосвязанные структурные подразделения компании: участки, отделы, цеха, сектора, группы исполнителей, филиалы и т.д.
  • Субъекты управления – это руководящие работники различных уровней, наделенные достаточно высокими полномочиями и принимающие управленческие решения в отдельных сферах работы предприятия. К субъектам управления относятся: 
    • Управленцы нижнего звена – прорабы, начальники участков, бригадиры.
    • Управленцы среднего звена – главы отделов, подразделений, рабочих групп, лабораторий.
    • Высшие руководители – главы филиалов, департаментов, отделений, директора и их заместители.
  • Органы управления – это должности, сотрудники которых являются субъектами управления в рамках СЭС. Вся совокупность этих должностей формируют административный управленческий аппарат. Этот аппарат является ведущей надсистемой управления в рамках СЭС. Отдельные части административного аппарата, выбранные в заданном расположении и связанные между собой системой распределения обязанностей, ответственности, отношений, составляют организационную структуру.
           Органы управления подразделяются на:
    • органы функционального управления, которые предписывают необходимые способы разрешения управленческих проблем,
    • органы линейного управления, которые руководят подразделениями основной деятельности организации,
    • органы общего управления (высшее руководство компании).
  • Организационная структура - совокупность отдельных структурных единиц и их взаимосвязей между собой. Под структурой системы понимается конфигурация системы из отдельных элементов с их взаимосвязями, которые определяются функциями и целями, выполняемыми системой. 

Задачи системы управления в выполнении следующих функций:

  • Координация действий всех сотрудников для достижения общей цели.
  • Целеполагание для предприятия в целом, отделов и подразделений, отдельных проектов и бизнес-процессов. 
  • Планирование, принятие решений, контроль. В зависимости от ситуации – коррекция деятельности.
  • Организация выполнения поставленных планов. 
  • Организация и поддержание контактов между отдельными сотрудниками и рабочими группами.
  • Формирование мотивационной системы и устранение противоречий в работе.

Цели организации 

Цель организации должна исходить из запросов потребителей, что позволит в дальнейшем получать конкретные результаты управленческой деятельности с использованием методов управления по результатам. Для организации цель задают ее клиенты, для подсистем организации, в том числе и для их управляющих систем – вышестоящая СЭС. 
В понятие "цель" вкладывают различные оттенки - от идеальных устремлений до конкретных целей - конечных результатов, достижимых в пределах некоторого интервала времени, формулируемых иногда даже в терминах конечного продукта деятельности. 
Полезно для практического применения представление о двух различных понятиях цели: "цель деятельности" (актуальная, конкретная цель) и бесконечная по содержанию "цель-стремление" (цель-идеал, потенциальная цель).

Цель – это предвосхищение результатов, на достижение которых направлена деятельность организации. Цель деловой организации должна исходить из запросов потребителя, т. е. организация должна решать социально значимые проблемы, стоящие перед обществом. В основу деятельности практически любой деловой организации положена коммерческая идея, т. е. предвидение того, каким путем она будет зарабатывать деньги и какой будет получать доход. Однако для обеспечения успешного развития такое понимание цели является слишком упрощенным. Прибыль должна рассматриваться как один из критериев успеха, а не как самоцель. Не следует забывать о том, что деньги – это не цель, а лишь средство для достижения цели.
Шпаргалка по теории организации. Автор: Светлана Ефимова
Основной целью может быть максимально быстрое развитие организации, освоение рынка, внедрение новых технологий работы или выпуск новой продукции, решение социальных задач и др.
В случае больших организаций целей может быть несколько, из-за сложности их устройства. Основные цели таких организаций представляют собой компромисс целей ее частей или цели высшего уровня определяют цели нижнего уровня. 
При формулировке целей необходимо учитывать ограничения на объекты и субъекты СЭС, ресурсы, которые имеются в наличии и время получения результата.

 Материал для системного изучения - уровень 2:

При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте мне заявку по телефону 8 (812) 622-17-40


Антон Познянский
Эксперт-консультант по 1С: Документооборот