Инструменты управления компанией в 1С: Документооборот

Назад к списку

У каждой области учета есть своя специфика. Но, как бы уникальна она не была, какое-то время она остается простой для организации и контроля. Руководитель и его управленческая команда может ее отслеживать без специальных средств, на уровне своих человеческих ресурсов.

Учитывать номенклатуру товара на 10-15 единиц, контролировать затраты на 30-60 статей или управлять компанией из 3-5 человек – все это не требует автоматизации. Автоматизация управленческой деятельности направлена на устранение тех же сложностей, с которыми сталкиваются при автоматизации учета всех областей предприятия. Если предприятие растет, то растет количество и сложность процессов, увеличивается детализация статей затрат и расширяется список точек контроля.

Рост и сложность учета заставляет заводить таблицы exele или гугл-докс, вести индивидуальные списки задач и поручений и внедрять обслуживающие программы. Необходимости решать насущные проблемы «здесь и сейчас» возникают нескольких точек контроля, и свои «локальные» автоматизации процессов. Это является причиной лоскутной автоматизации многих предприятий.

В какой-то момент частные решения насущных проблем начинают мешать успешному развитию предприятия. В компании появляется потребность «централизованного» аппарата, своего рода «мозга», который бы координировал работу предприятия на новом уровне. Эта потребность долгое время остается не осознаваемой. Проявляется она в разного рода досадных сбоях, которых раньше не было, а сейчас происходят в разных сферах деятельности компании. Здесь забыли дать информацию, тут не сказали о доставке, там клиент пожаловался. По началу мелочи, и они легко исправимы, и… их становиться все больше. В таких случаях часто начинают думать на людей: ведь кто-то не дает доступ, конкретный менеджер не выдает информацию, которая точно есть, человек забывает позвонить и отчитаться. Но эти ситуации могут иметь не личностную природу. Раньше менеджеру было действительно не сложно скинуть пару строк текста из личной таблички, которую он завел для себя. А сейчас это постоянный поток запросов, которые легко пропустить, а текущую работу у него не отменял.

Автоматизация управленческой деятельности вызвана производственной необходимостью - она должна повысить эффективность этой деятельности. А эффективность достигается от получения актуальной и верифицируемой информации для принятия решений, грамотного использования времени за счет освобождения от рутинных задач и общего для сотрудников информационного пространства.

Нужно учитывать, что, на момент внедрения, в компании уже сложилась определенная управленческая экосистема. У каждой организации складывается своя система управленческих принципов и акцентов при выработке решений. При автоматизации сами методы управления могут не изменяться, если, конечно, это не одна из целей автоматизации. А вот привычки и подход к применению управленческих методов при внедрении программы измениться должен. Руководителю и его управленческой команде нужно понимать, какую часть их работы нужно перенести в систему и как теперь будут проходить процессы.

Осознанное понимание того, какие управленческие процессы можно усилить с помощью системы станет ключевым в переводе организации на новый уровень коллективного мышления. Напротив, использование управленческих функций по контролю и планированию деятельности вне программы может стать препятствием при ее внедрении и использовании.

1С: Документооборот может стать таким «мозговым центром» для компании. Значит нужно подумать, как адаптировать программу под собственные управленческие модели. В состав любой управленческой модели входят базовые управленческие инструменты. Попробуем понять какие из них можно перенести в 1С документооборот

Для этого нужно определиться с тем, что мы понимаем под инструментами управления.

Под базой управленческих инструментов понимается не изменяемый состав приемов и техник, как бы ни была сложна структура управления организации. Не важно, сколько человек компания - в ней может быть три человека, включая директора, или это разветвленная многоуровневая структура.

Деятельность любой компании разбивается на более маленькие структуры элементов — это проекты, процессы или отдельные задачи. И каждая из них проходит четыре стадии:

  1. Планирование. Сюда входит определение целей, анализ проблем, поиск альтернативных решений и оценка принятых решений
  2. Реализация. Здесь включены действия по достижению целей, выставление задач, и общее информационное обеспечение – у исполнителей должен быть необходимый объем данных при выполнении.
  3. Контроль. Выполнение задач и поручений невозможен без определения расхождения плана с фактом. Это и количественные и качественные расхождения.
  4. Анализ отклонений и их корректировка. Если в результате контроля выявлены расхождения, то устанавливается причина и принимаются действия по их исправлению.

Эти стадии являются базой для выполнения любого действия, а значит все, что позволяет выполнять их – является управленческими инструментами. В каждой организации, не зависимо от сложности процессов, уже каким-то образом осуществляется планирование, выполняется постановка задач и поручений, осуществляется их контроль и производится анализ деятельности. Эти процессы или хотя бы их результаты должны быть интегрированы в программу. Способов и возможностей много, и адаптировать программу можно под конкретные процессы. Это могут быть процессы, направленные на индивидуальное планирование, так и на общее для команды. Для примера можно рассмотреть следующие варианты.

Планирование

В программе можно вести индивидуальный график и планировать свою загрузку в календаре.

п1.JPG

При этом для удобства использовать разные формы представления информации

п2.JPG

Так же мы можем отслеживать графики наших подчиненных, корректируя их или уточняя по ходу работы.

п3.JPG

Реализация

Ведение списка своих задач и отслеживание их статуса на своем рабочем столе

р1.JPG

Руководитель может видеть задачи по всем сотрудникам своего отдела в специальном рабочем месте

р2.JPG

Или вести задачи по проектам

р3.JPG

Контроль

Возможность дать сотрудникам вести индивидуальные отчеты о своей деятельности: не только отчитаться о проведенном рабочем времени, но и дать для руководителя информацию о качестве его проведения

к1.jpg

И контролировать отчет исполнителей подразделений

к2.JPG

В отдельном окне можно отслеживать поставленные на контроль задачи

к3.JPG

И отслеживать выполнение проектов по контрольным точкам

к4.JPG

Анализ отклонений

Анализировать отклонения нам помогают настроенные в системе отчеты, которые являются сбалансированной системой на возможные заданные вопросы.

а1.JPG

а2.JPG

В качестве дополнительных инструментов можно использовать стандартные сквозные процессы. Часто их используют бессистемно, именно из-за технической сложности и объема, которые теперь можно решать с помощью программы. Такими могут быть процессы, приведенные ниже.

Информирование сотрудников

Одним из важных инструментов является оповещение сотрудников об изменениях или корректировках, происходящих в процессах. Но также важным является понимание, кто эту информацию получил, и кто ее реально прочитал. Правильно и вовремя донесенная информация поможет скоординировать действия сразу многих сотрудников. А также хорошей защитой от осознанного избегания получения информации. Бывают случаи, когда специалисты манипулируют своей информированностью для того, чтобы избежать наказания за невыполненную или выполненную не вовремя работу. Есть способ поднять информационную осведомленность сотрудников и закрыть лазейку для манипулирования.

Для этого в 1С: Документооборот есть несколько механизмов оповещения с гибкой настройкой.

у1.JPG

Аргументы для беседы.

Одним из сильных инструментов управления персоналом является беседа руководителя с подчиненным. Руководитель оценивает результаты труда, поясняет хорошие моменты и то, что несет негативный оттенок. Иметь в ходе беседы факты, которые легко проверяются и однозначно трактуются – это очень хорошая позиция при переговорах. Так же это возможность для сотрудника показать и предметно объяснить сложности и препятствия, которые возникают в ходе его работы и которые могут быть не видны. Тут же можно закрепить договоренности и сформировать планы на будущую деятельность.

б1.JPG

Делаем совещание эффективным инструментом управления

Мой личный рекорд присутствия на совещаниях – 9 часов. Без шуток – люди собирались с утра и проводили в кабинете в совещаниях все рабочее, плюс задерживались. С получасовым перерывом на обед. Раз в неделю. Это было еженедельное совещание в не очень большой компании. При этом не было повестки дня, в процессе не фиксировались никакие договоренности, результаты встреч не подводились. Эффективность была не то что нулевая – она была отрицательная. И я понимаю, что это не только мне так не повезло. Судя по отзывам – к совещаниям у многих очень негативное отношение.

В 1С: Документооборот компании используют для совещаний механизм мероприятий:

  • Предварительно уведомлять специалистов о назначении совещания

  • Намечать план и рассылать его в уведомлении

  • Вести протокол и на его основе выставлять задачи

  • Можно договариваться и сразу выставлять задачи на исполнение нужным специалистам

  • Брать на контроль самые важные задачи или передавать их другим специалистам.

с1.JPG

с2.JPG

Результаты

 Важным фактором развития компании и повышения ее уровня коллективного мышления являются реально работающие регламенты. Для этого нужно сконцентрироваться на повышении скорости взаимодействия. И сделать это без переноса управленческих функций в систему автоматизации – будет сложно и утомительно для управленческой команды.

Как результат переноса управленческих функций мы должны сформировать ожидания от взаимодействия в программе управленческих процессов.

Например, таким образом:

  • Управление задачами и контроль поручений. Наши ожидания: сокращение среднего времени исполнения поручений.
  • Согласование заявок, включая финансовое согласование. Наши ожидания: сокращение среднего времени согласования платежей. В идеале до 1-2 дней.

  • Согласование служебных записок, исходящих писем и ознакомление с приказами. Наши ожидания: сокращение среднего времени согласования. В идеале до 1-2 дней.



При возникновении любых вопросов пишите на mydoc8@net-consult.ru или оставьте мне заявку по телефону 8 (812) 622-17-40

Антон Познянский
Эксперт-консультант по 1С: Документооборот